Participarea şi votul online, de la distanţă, vor fi permise în cazul tuturor formelor de organizare a societăţilor - în comandită simplă, în comandită pe acţiuni, în nume colectiv, respectiv a societăţilor cu răspundere limitată şi a societăţilor pe acţiuni -, conform unui proiect legislativ al actualei puteri care unifică reglementările legale privind posibilitatea folosirii sistemelor electronice de vot în adunările generale ale societăţilor (AGA).
Inițiatorii proiectului, prin care se numără ministrul Digitalizării, Sebastian Burduja, subliniază că, potrivit cadrului legal în vigoare, societăţile pe acţiuni au obligaţia de a organiza cel puţin o adunare aenerală a acţionarilor (AGA) pe an, în vederea aprobării situaţiilor financiare anuale. Totodată, acţionarii se întrunesc în adunări generale ordinare sau extraordinare ori de câte ori acest lucru este necesar, în vederea dezbaterii şi aprobării a diverse hotărâri, astfel că. în medie, o societate pe acţiuni are între două şi patru adunări generale pe an. O situaţie similară se află şi în cazul celorlalte forme de societate, unde adunările generale au o anumită regularitate, dar ”legea sugerează obligaţia organizării exclusiv în format fizic”.
”În prezent, procedura de vot utilizată în cadrul societăţilor pe acţiuni este nemodificată din forma iniţială a Legii privind societăţile, nefiind ancorată în realităţile lumii digitale. În cazul votului prin corespondenţă, mai ales în ceea ce priveşte companiile listate la bursă, necesitatea de a imprima buletinul de vot şi a-l trimite în format original prin serviciile poştale reduce interesul acţionarilor de a fi implicaţi în procesul de vot. Sistemul de vot electronic ar putea oferi avantaje majore atât pentru asociaţi şi acţionari, cât şi pentru societăţi ca persoane juridice titulare de drepturi şi obligaţii. În primul rând, ar putea reduce costurile şi timpul necesar organizării adunărilor generale. În plus, ar putea creşte participarea la adunările generale. De asemenea, votul electronic ar putea creşte transparenţa şi securitatea procesului de vot. Prin utilizarea unui sistem electronic, ar fi mult mai uşor pentru societăţi să verifice autenticitatea voturilor şi să asigure că procesul de vot este corect şi transparent. De asemenea, reglementarea votului electronic va aduce avantaje şi în sensul reducerii riscului de fraude şi erori”, subliniază autorii proiectului.
Potrivit acestora, și posibilitatea participării online la adunările generale poate creşte numărul de acţionari şi asociaţii care participă la aceste evenimente. Astfel, acţionarii minoritari sau cei care locuiesc în afara localităţii unde are loc adunarea generală ar putea fi mai predispuşi să participe şi să voteze în cadrul adunărilor generale.
Autorii invocă și Directiva (UE) 2017/828 a Parlamentului European şi a Consiliului, care include o serie de măsuri privind participarea acţionarilor, inclusiv utilizarea mijloacelor electronice de comunicare în cadrul adunărilor generale.
Prevederile proiectului
Acţionarii, în persoană sau reprezentanţi, pot fi prezenţi, participa şi vota fizic sau online în cadrul adunărilor generale.
Dacă societatea o permite, acţionarii pot participa la adunările generale online, prin mijloace electronice, cu respectarea următoarelor condiţii:
a) asigurarea transmisiunii audio şi video în timp real a adunării generale, pentru toţi participanţii;
b) comunicarea bidirecţională în timp real, care permite acţionarilor să se adreseze de la distanţă adunării generale;
c) un sistem de vot prin corespondenţă, ori electronic, înaintea sau în cursul adunării generale, care să asigure identificarea acţionarilor, securitatea comimicării electronice, verificarea ulterioară a modului în care s-a votat şi posibilitatea ca fiecare acţionar prezent în cadrul adunării să îşi poată verifica votul exercitat.
Actele juridice adoptate în cadrul adunării generale desfăşurate în condiţiile de mai sus se semnează cu semnătură electronică calificată sau, după caz, cu sigiliu electronic calificat.
Valabilitatea operaţiunilor şi actelor încheiate prin intermediul mijloacelor menționate se face prin orice mijloc de probă.
Aceleași prevederi se vor aplica și în cazul asociaților.
