În cadrul consiliilor de administrație, rolul secretarului general este și unul strategic, nu doar administrativ, fiind foarte important în alinierea intereselor și în dialogul atât cu acționarii, cât și cu conducerea executivă, spune, la emisiunea Academia de Guvernanță de la Profit.ro TV, Dr. Gabriela Hârțescu, Decan și membru fondator ENVISIA-Boards of Elite, prima școală de afaceri din Europa Centrală și de Est, care oferă educație de ultimă generație, servicii de mentorat și de consultanță pentru membrii consiliilor de administrație (președinți, membri non-executivi, membri executivi) profesioniști de nivel C-Suite și profesioniști de mare calibru, prin intermediul unor parteneriate prestigioase.
„Secretarul general este o figură complexă și influentă într-o organizație și el deține calități și competențe cheie necesare pentru a-și îndeplini rolul. În companiile mai mari, rolul secretarului consiliului de administrație este mai bine definit și atribuit, de obicei directorului financiar sau unui avocat corporativ.
În IMM-uri, sarcinile secretarului consiliului de administrație sunt adesea împărțite între mai multe persoane. Directorul general și președintele consiliului de administrație împart adesea responsabilitățile și sarcinile care apar în abordarea unor probleme specifice.
De asemenea și alocarea de timp este din ce în ce mai consistentă pentru îndeplinirea rolului, pentru că secretarul general este gardianul bunei guvernanțe, este cel care se ocupă și ține un ochi non-stop pe tot ce înseamnă componentă legislativă într-o organizație.
Secretarul consiliului de administrație trebuie să aloce timpul potrivit pentru munca implicată – mai ales atunci când e nou în funcție, când trebuie să se familiarizeze pe deplin cu procesele verbale ale ședințelor consiliului de administrație și ale AGA.”, mai spune aceasta.
Flavia Popa, secretarul general al consiliului de administrație al BRD - Groupe Société Générale, adaugă că, înainte de toate, un secretarul general și echipa acționează ca o “curea de transmisie” într-un agrenaj complex, fiind totodată și un „gardian al unei transparențe eficiente”. Secretarul general este cheia pentru a ne asigura că sunt furnizate informații clare, corecte și într-o manieră eficientă.
„Rolul secretarului general a căpătat valențe noi în contextul în care este nevoie de o transparentizare intensă a acțiunilor unei societăți listate și atunci noi suntem cei care avem obligația să transmitem informațiile în exteriorul organizației și să avem discuții atât cu autoritățile de control, cu acționarii, dar și cu presa și, evident, cu societățile de rating sau orice altă parte interesată de activitatea companiei”, afirmă aceasta.
Dr. Gabriela Hârțescu mai precizează că secretarul general are, de asemenea, și rolul de a gestiona eventualele conflicte de interese atunci când apar și de a asigura alinierea intereselor tuturor părților interesate în ceea ce înseamnă viața organizației.
„Secretarul general este o persoană care cunoaște foarte bine compania, organizația, nu are numai o funcție administrativă, are și un rol strategic, a devenit un partener strategic al consiliului de administrație, contribuind la guvernanța și direcția generală a companiei. . El este adesea implicat în discuții privind strategia corporativă, fuziuni și achiziții și alte acțiuni corporative importante. Înțelegerea profundă a cerințelor de guvernanță și de reglementare îi permite să ofere informații valoroase care pot influența deciziile consiliului de administrație.
Vorbim de compliance (conformitate/conformare) din ce în ce mai mult, conformarea la cadrul legal, înțeleasă nu ca o frână în calea business-ului, ci ca un suport în calea acestuia. Managementul riscurilor e foarte important și este o atribuție care intră acum și în portofoliu secretarului general: el ajută la identificarea riscurilor de guvernanță, se asigură că consiliul de administrație este informat despre aceste riscuri și colaborează cu managementul executiv pentru a dezvolta strategii de gestionare”, explică aceasta.
Secretarul consiliului joacă un rol cheie și în formarea compoziției consiliului. Aceasta include gestionarea numirilor consiliului de administrație, asigurarea diversității și supravegherea evaluărilor consiliului de administrație și a programelor de dezvoltare. Perspectivele lui ajută la asigurarea faptului că consiliul de administrație are combinația potrivită de abilități și experiență pentru a ghida/naviga compania în mod eficient.
„Întâi de toate, e esențial ca secretarul general să se asigure că toate deciziile sunt puse în practică, că își produc efecte. Pe de altă parte, să se asigure că efectele deciziilor sunt comunicate consiliului de administrație și autorităților de reglementare, dacă e cazul.
Deci cumva e un mix între lucrurile prestabilite și cele de care e nevoie în timp real, atunci când vorbim de o societate agilă a timpurilor prezente, cu nevoia de decizii rapide și cu provocări din ce în ce mai diverse”, afirmă Flavia Popa.
Așadar, rolul secretarului general al consiliului de administrație devine tot mai complex și în România și cu valențe strategice.
„Rolul secretarului general va fi din ce în ce mai mult adus la rampă și înțeles în complexitatea lui”, subliniază Dr. Gabriela Hârțescu.
Flavia Popa, adaugă că rolul secretarului general este important în comunicarea cu toate părțile interesate și cu asociații, autoritățile, în materie de lobby ”.
„Deci, zona de public affairs e și ea parte a rolului secretarului general. În România lobby-ul nu e încă reglementat, dar cu toate astea, prin asociațiile din care facem parte, suntem prezenți în discuțiile cu autoritățile”, completează aceasta.
"În cadrul Programului Guvernanța Corporativă care Creează Valoare, organizat de Envisia - Boards of Elite în parteneriat cu Bursa de Valori București (BVB), unde sunt facilitator, am observat o creștere a interesului, de la o serie la alta, privind înțelegerea rolului secretarului general și a competențelor și atribuțiilor acestuia,, cu atât mai mult cu cât, în noul cod de guvernanță al BVB, acesta este stipulat cu claritate", mai precizează Flavia Popa.
În concluzie, rolul secretarului general al consiliului de administrație s-a transformat dintr-o funcție pur administrativă, într-un jucător cheie în guvernanța corporativă. Pe măsură ce companiile se confruntă cu noi provocări și cerințe de reglementare, expertiza secretarului consiliului devine esențială pentru a ghida consiliile în acest mediu complex și pentru a se asigura că acestea își îndeplinesc responsabilitățile de supraveghere în mod eficient.
Companiile care recunosc și investesc în valoarea strategică a secretarilor generali vor fi mai bine poziționate pentru a naviga în peisajul în evoluție al guvernanței corporative și pentru a obține succes pe termen lung.
