Mai bine mai târziu decât niciodată: Guvernul introduce, după 6 luni de deliberări, semnătura electronică în Codul Muncii

Angajatorul va avea posibilitatea de a utiliza semnătura electronică calificată la încheierea contractului individual de muncă sau a actului adițional la contract.

CITEȘTE ȘI Fulfilment by eMAG, instrumentul de un milion de euro care ajută antreprenorii să se concentreze pe creșterea afacerii

Semnătura electronică calificată va putea fi utilizată și la întocmirea tuturor documentelor din domeniul relațiilor de muncă, respectiv în comunicarea cu instituțiile publice de resort, prevede un proiect de ordonanță de urgență, care a fost pus în dezbatere, la începutul lunii noiembrie, de Guvernul Orban, dar care a fost adoptat de Guvernul Cîțu abia acum.

CITEȘTE ȘI Dacă ar ajunge roboții să dea consultanță, ce vor mai face oamenii? Despre viitorul consultanței, ce cred liderii PwC (III)

Proiectul aduce o serie de simplificări inclusiv în regimul telemuncii și în domeniul securității muncii.

De ce este important: Codul muncii prevede acum obligativitatea încheierii contractului individual de muncă în formă scrisă, în limba română, cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat. Obligația de încheiere a contractului individual de muncă în formă scrisă revine angajatorului.

CITEȘTE ȘI Studiu EY: Companiile raportează scăderi ale cifrei de afaceri, însă doar 19% și-au revizuit politica de prețuri de transfer

Proiectul de ordonanță de urgență a fost prezentat pe larg de Profit.ro, la data punerii în dezbatere publică, la începutul lunii noiembrie, fiind inițiat de fostul ministrul al Muncii, Violeta Alexandru, pe vremea Cabinetului Orban.

Între timp, în luna martie, în calitate de deputat, fostul ministru al Muncii Violeta Alexandru, a depus la  Parlament, în luna martie, o propunere legislativă care include schimbările la contractele de telemuncă, pregătite din perioada în care era ministru.

CITEȘTE ȘI Viața angajaților și a companiilor în pandemie: O experiență povestită prin ochii consultanței, cu liderii PwC (II)

De asemenea, la finele lunii martie, tot Violeta Alexandru, alături de alți deputați liberali, a inițiat și o propunere legislativă care prevede posibilitatea de a utiliza semnătura electronică calificată la încheierea contractului individual de muncă, așa cum prevăzuse în proiectul de ordonanță inițiat la Ministerul Muncii.

Acum, la aproape 6 luni de la inițierea proiectului privind semnătura electronică și regimul telemuncii, Guvernul a adoptat proiectul de ordonanță de urgență.

CITEȘTE ȘI Cum s-a schimbat mediul de afaceri din România în ultimii 30 de ani: O istorie povestită prin ochii consultanței, cu liderii PwC (I)

Introducerea semnăturii electronice în relațiile de muncă

Ordonanța de urgență prevede simplificarea procedurilor specifice activității de resurse umane, prin reglementarea posibilității angajatorului de a utiliza semnătura electronică calificată la încheierea contractului individual de muncă sau actului adițional la contract.

De asemenea, este introdusă posibilitatea ca părțile să poată opta pentru utilizarea semnăturii electronice calificate pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului.

”Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoțită de marca temporală pentru întocmirea tuturor înscrisurilor / documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de munca, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii”, stabilește ordonanța.

CITEȘTE ȘI După 1 an de pandemie, liberalii și-au dat seama că restaurantele și cafenelele închise nu ar trebui să plătească drepturi de autor pentru muzică și alte produse audiovizuale

Angajatorul nu poate obliga însă salariatul să utilizeze semnătura electronică, dar va putea suporta cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice.

Ordonanța mai prevede că: ”În raporturile angajatorului cu instituțiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătură electronică calificată însoțită de marca temporală”.

Contractele individuale de muncă și actele adiționale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice calificate vor fi arhivate de către angajator în arhive electronice care respectă Legea nr.135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică și care vor fi puse la dispoziția inspectorilor de muncă la solicitarea acestora.

Proiectul stabilește, de asemenea, că ”salariații cu munca la domiciliu au obligația de a respecta și de a asigura confidențialitatea informațiilor și documentelor utilizate în timpul muncii la domiciliu”.

CITEȘTE ȘI Mai multe activități - excluse de la finanțarea acordată prin IMM Invest

Modificări în legislația privind telemunca și securității muncii

Totodată, Legea nr.81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă este modificată prin eliminarea, din definiția telemuncii, a condiției ca angajatul să își desfășoare în acest mod activitatea ”cel puțin o zi pe lună”.

Conform proiectului de ordonanță, angajatorul va avea dreptul să verifice activitatea telesalariatului prin utilizarea tehnologiei informațiilor și a comunicațiilor.

De asemenea, în contractul de telemuncă nu va mai fi obligatoriu a se menționa ”locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, convenite de părți”. Corespunzător, nu va mai fi nevoie de instructaj în domeniul securității și sănătății în muncă ”la schimbarea locului de desfășurare a activității de telemuncă”.

Totodată, este prevăzută posibilitatea ca dovada efectuării instruirii lucrătorilor să poată fi întocmită și în format electronic, nu doar pe suport de hârtie, ca în prezent.