Delegarea sarcinilor este printre cele mai comune provocări ale antreprenorilor români, spune, la Profit.ro TV, Ovidiu Toader, antreprenor și business coach. Se pare că există o neseriozitate în rândul angajaților, de a respecta termenele de livrare ale sarcinilor sau proiectelor pe care le au în lucru.
„Cu ce mă confrunt cel mai des sunt antreprenori care pe de-o parte nu deleagă suficient de mult și sunt încărcați foarte mult de activitatea operațională și nu au timp să dezvolte strategie, să facă afaceri, să se uite în viitor pentru că sunt foarte mult băgați în operațional, dar, în același timp, aceiași antreprenori se plâng că, atunci când deleagă, angajații din echipele lor fie că sunt în management, fie că sunt în execuție întârzie termenele.
Se pară că ne confruntăm cu o mare neseriozitate în nerespectarea termenelor de livrare, de operare, de proiect. Și cumva astea merg mână în mână, pentru că dacă antreprenorul deleagă o activitate și este livrată cu întârziere, parțial sau deloc, atunci scade încrederea de a mai deleagă și alte chestiuni. Și asta e una dintre cele mai mari probleme întâlnite în ultimii2 ani”, spune Ovidiu Toader.
El adaugă că pandemia și perioada de după au contribuit într-un mod semnificativ la acest comportamentul al angajaților, de a nu respecta termenele.
„Ce s-a întâmplat în ultimii ani - pandemia și post pandemia – ne-au amestecat planurile personal și profesional foarte mult, oamenii lucrează de peste tot, nu mai exista doar work from home, există work from everywhere. Unde te prinde, acolo te apuci de lucru. În același timp e si reversul.
La servici au început să apară oameni care-și rezolvă problemele personale în timpul jobului, oameni care stau pe diverse platforme și aceste planuri amestecându-se foarte mult cred că asta e una dintre cauzele care duc la neseriozitate în ceea ce privește nerespectarea de termene. Până în pandemie, viața asta așa amestecată era întâlnită doar la antreprenori”, explică acesta.
Amestecându-se aceste planuri, continuă el, s-a pierdut din seriozitatea profesiei, executării unui job sau a unui proiect.
„Pur si simplu antreprenorii sunt dezarmați. Pe lângă această amestecătură de planuri, vine și lipsa de oameni calificați, care în ultimii 20 de ani au zburat peste hotare, undeva prin țările vestice și aici au rămas ori cei cu drag de țară și cu dorința de a face ceva în această țară, ori cei care n-au putut pleca. Cei care n-au putut pleca cumva e aproape egal cu nu sunt profesionalizați, nu prea aveau o meserie cu care puteau să se ducă în afară.
Si atunci, cumva forța de muncă care a rămas aici e cam necalificată. Acum au apărut și valurile cu imigranți, care nu știu nici limba, iar unii dintre ei nu știu nici engleză. Deci, se amestecă mai multe planuri care duc la această neseriozitate în executarea profesiei, în livrarea la timp”, precizează Ovidiu Toader.
Există însă o metodă, adaugă el, pentru a schimba acest comportament de nerespectare a termenelor de livrare, doar că „antreprenorilor nu prea le place”. Este vorba despre verificările intermediare.
„Dacă avem de alergat un maraton de 42 km păi nu ne uităm la ceas doar când am trecut finish-ul, avem mulți km când ne putem uita la timpi intermediari, la ce putem face, la cum putem îmbunătăți rata de alergare etc.. Același lucru se întâmplă și cu proiectele, să se facă etape intermediare mai des decât eram obișnuiți. Dar aici se poate să cădem în micromanagement. Adică trebuie să ne adaptăm la specificul jobului și la specificul omului”, mai spune acesta.
El recomandă ca verificările intermediare să fie făcute în funcție de nivelul de senioritate al angajatului în companie.
„Dacă avem o funcție de general manager sau C-level, acolo nu ai nevoie de verificări și chiar nu trebuie să faci verificări foarte des pentru că acei oameni știu să-și facă un management al timpului și al proiectelor. Verificarea acolo ar trebui făcută la 6 luni sau trimestrial și obligatoriu doar pe rezultate, nu pe activități, acțiuni.
După ce am coborât de la acel nivel la nivelul de middle management, eu cred că în funcție de senioritatea managerilor din echipă, daca sunt mai seniori, o verificare a dată pe lună sau la 2 săptămâni și dacă sunt mai mediu sau începători săptămânal. La execuție, cred că e important zilnic sau chiar de 2-3 ori pe zi”, explică el.
Verificările ar trebui făcute în funcție de nivelul din organizație a persoanei respective și de experiența cu acea persoana.
„Dacă e cineva nou, chiar dacă e nivel de C-level nu verific prima dată la 6 luni, ci cer o dată pe lună să văd cum evoluează. La execuție cred că e nevoie de ochiul stăpânului.
Nu facem micromanagement la funcțiile de management. Facem micromanagement acolo unde este execuție, unde oamenii pot să greșească major, doar nefăcând o anumită operațiune.
În această verificare periodică eu cred că sunt foarte utile ședințe de management, adică întâlniri ale echipei de conducere săptămânal, la aceeași oră, în aceeași zi. Asta ne dă o seriozitate în ce privește termenele. Dacă vrei seriozitate, ai grijă ce mesaje transmiți ca antreprenor. Și să nu dureze mai mult de o oră. Dacă ședințele durează mult, se vorbește mult și pe lângă subiect, se dă același mesaj în organizație. Oamenii consideră că se poate consuma mult timp pentru a face nimicuri”, afirmă Ovidiu Toader.
