Pe durata stării de urgență, convocarea adunărilor generale ale acționarilor (AGA), desfășurarea acestor adunări și chiar votul asupra hotărilor vor putea fi realizate prin orice mijloace de comunicare la distanță, a stabilit, joi, prin ordonanță de urgență, Guvernul, care a prevăzut măsuri similiare pentru consiliile de administrație (CA) ale societăților, după cum a relatat anterior Profit.ro. Totodată, termenul legal de întrunire a AGA este prelungit până la 31 iulie.
De ce este important: Potrivit legislației aplicabile societăților, în perioada martie-mai sunt convocate și desfășurate adunările generale ordinare ale acționarilor/asociaților, pentru a decide asupra unor aspecte esențiale pentru funcționarea societăților. Legea societăților prevede că adunarea generală ordinară se întrunește cel puțin o dată pe an, în cel mult 5 luni de la încheierea exercițiului financiar.
Mai este important: Legislația stabilește că desfășurarea adunărilor generale prin corespondență, respectiv prin alte mijloace electronice de comunicare directă la distanță, este limitată sau condiționată de existența unor prevederi în acest sens în actul constitutiv.
Astfel, în aceste luni, adunările generale trebuie să discute, să aprobe sau să modifice situațiile financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administrație, să aleagă și să revoce membrii consiliului de administrație, să numească sau să demită auditorul financiar, să fixeze remunerația cuvenită pentru exercițiul în curs membrilor consiliului de administrație, să se pronunțe asupra gestiunii consiliului de administrație, respectiv a directoratului, să stabilească bugetul de venituri și cheltuieli și, după caz, programul de activitate, pe exercițiul financiar următor sau să hotărască gajarea, închirierea sau desființarea uneia sau a mai multor unități ale societății.
În contextul pandemiei de coronavirus și restricțiilor de distanțare socială și celor impuse asupra mediului economic, Guvernul arată că societățile sunt nevoite să își adapteze rapid strategia de afaceri, fiind necesară și întrunirea unor adunări generale extraordinare în perioada care urmează.
În acest sens, ordonanța instituie reguli speciale, pe perioada stării de urgență, care să permită adoptarea, de către organele societare, de măsuri rapide și necesare a căror valabilitate să nu fie pusă în discuție în condițiile în care ședințele organelor colegiale statutare - adunarea generală a acționarilor/asociaților, consiliul de administrație sau, după caz, consiliul de supraveghere și directoratul - nu se pot desfășura în prezența fizică a membrilor acestora.
Principalele modificări legislative
Proiectul de ordonanță prevede posibilitatea convocării adunării generale a acționarilor/asociaților fie prin modalitățile prevăzute de art. 117 alin. (3) din Legea societăților nr. 31/1990, fie prin orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea.
”Pe durata stării de urgență, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță”, stabilește actul adoptat.
Prevederile sunt aplicabile și adunărilor generale ale acționarilor /asociaților convocate anterior intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, dar pentru care ținerea ședinței este stabilită pentru o dată ulterioară instituirii stării de urgență.
Transmiterea convocatorului prin poșta electronică este obligatorie, dacă adresele de poștă electronică ale acționarilor/asociaților sunt cunoscute de către societate.
Față de forma inițială a proiectului, în urma consultărilor cu mediul de afaceri, în forma finală a actului a fost prevăzută și posibilitatea combinării acestor modalități de convocare.
Proiectul stabilește o modalitate principală de comunicare a informațiilor privind punctele de pe ordinea de zi – afișarea acestora pe pagina de internet a societăților -, dar și a unor soluții secundare, dacă societățile nu au o pagină de internet, și anume transmiterea prin poștă electronică sau, la cerere, prin servicii de poștă sau curier.
De asemenea, este prevăzută posibilitatea ca adunările generale ale acționarilor/asociaților să aibă loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.
Alegerea celei mai adecvate modalități de desfășurare a adunării generale a acționarilor va aparține organului care are competența convocării acesteia: consiliul de administrație/administratorul/administratorii, în cazul societăților pe acțiuni cu sistem unitar de administrare, a societăților cu răspundere limitată, societăților în comandită pe acțiuni și societăților în nume colectiv, respectiv directoratul, în cazul societăților pe acțiuni cu sistem dualist de administrare.
Totodată, sunt stabilite garanții minimale pentru exercitarea votului prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.
În mod similar adunării generale a acționarilor/asociaților, ordonanța pregătită instituie posibilitatea întrunirii prin mijloace de comunicare directă la distanță a consiliului de administrație sau, după caz, a consiliului de supraveghere și directoratului.
Modificări stabilite în urma consultării publice
Proiectul de ordonanță prevedea inițial reducerea termenelor de convocare stabilite în legislație, dar în urma consultărilor cu partenerii sociali din a fost eliminată această posibilitate.
A fost prevăzut în schimb ca toate costurile transmiterii către acționari/asociați a documentelor și informațiilor referitoare la adunare să fie suportate de societate având în vedere că acestea nu mai pot fi consultate la sediul societății. Transmiterea prin poștă sau curier se va face, însă, la cerere, dacă societatea nu deține o pagină de internet, iar transmiterea prin poșta electronică nu este posibilă.
A fost introdusă, totodată, obligația organului statutar care convoacă adunarea de a asigura caracterul secret al votului, dacă pe ordinea de zi se află aspecte care îl impun.
Ordonanța mai stabilete că procurile și votul pot fi transmise doar în original (nu și document scanat), prin poștă sau curier ori prin scrisoare electronică semnată cu semnătură electronică.
”Față de observațiile primite în consultarea publică, am reevaluat riscul ca hotărârea adunării generale, care se publică la registrul comerțului pentru opozabilitate și produce efecte juridice, să nu se întemeieze pe voturi reale și valabil exprimate și, ca urmare, am propus menținerea doar a alternativelor de comunicare ce asigură certitudinea originalității documentului”, a arătat Ministerul Justiției.
Potrivit modificări stabilite prin consultare publică, ordonanța mai prevede că în cazul adunărilor generale ale acționarilor/asociaților desfășurate după instituirea stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a ordonanței, hotărârile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfășurat, cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, în modalitățile menționate, iar dreptul de vot a fost exercitat într-una dintre modalitățile prevăzute de ordonanță de urgenţă. Exercitarea dreptului de vot se prezumă a constitui acord pentru desfășurarea în acest mod a adunării generale a acționarilor.
La propunerea Autorității de Supraveghere Financiara, prevederile ordonanței nu se aplica emitenților de pe piața de capital, care, fiind ținuți de un termen de 4 luni de la încheierea fiecărui exercițiu financiar pentru publicarea raportului financiar anual, in cvasitotalitatea acestora, au convocat și au derulat adunările generale până la 30 aprilie 2020.
Tot în urma consultării părților interessate, Guvernul a mai decis că prevederile ordonanței de urgență vor fi aplicabile și adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum și adunărilor generale convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență.
Dispozițiile se aplică și adunărilor deținătorilor de obligațiuni, precum și reuniunilor organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului care au loc în primele 30 de zile după încetarea stării de urgență.
De asemenea, având în vedere că depunerea situațiilor financiare anuale pentru exercițiul financiar 2019 se poate face până la data de 31 iulie, a fost prelungit și prelungește termenul de întrunire a adunării acționarilor, prevăzut la art. 111 alin.(1) din Legea nr.31/1990, până la data de 31 iulie 2020.
Corelativ, pe durata prelungirii acordate, consiliul de administrație, respectiv directoratul nu este ținut de obligația de convocare a adunării generale, prevăzută de art. 15324 din Legea societăților, articol care obligă la întrunirea organului statutar in cazul în care în urma unor pierderi, stabilite prin situațiile financiare anuale aprobate conform legii, activul net al societății, determinat ca diferență între totalul activelor și totalul datoriilor acesteia, s-a diminuat la mai puțin de jumătate din valoarea capitalului social subscris, pentru a decide dacă societatea trebuie să fie dizolvată.
