Cei care folosesc în mod intens email-ul, ca metodă de comunicare profesională, ar trebui să încerce, fie și doar pentru câteva zile, aplicația Inbox by Gmail. Aceasta s-ar putea dovedi cel mai eficient instrument de gestionare a mesajelor electronice pentru angajați și oameni de afaceri.
Ca mai toate noile servicii Google, Inbox a fost disponibilă la început doar pe bază de invitație. Pe parcursul celor aproape doi ani scurși din momentul lansării, politicile de acces au devenit mai puțin stricte și oricine poate folosi acum serviciul celor de la Google.
Inbox este o alternativă la Gmail. Disponibilă atât pentru smartphone-urile cu Android și iOS, cât și pentru desktop-uri la adresa inbox.google.com, aplicația accesează contul de Gmail, dar pune la dispoziția utilizatorului un alt set de facilități și o altă interfață.
Dacă Gmail, în forma sa standard, a fost gândit ca un serviciu de mail accesibil din toate punctele de vedere publicului larg, funcțiile oferite Inbox by Gmail îl recomandă mediului de business și mai ales acelora care folosesc mail-ul foarte mult de pe telefon.
Totul, de la interfață, până la cele mai mici opțiuni, pare a fi gândit pentru a optimiza timpul necesar parcurgerii unei cantități mari de mesaje și pentru a folosi mail-ul, așa cum cei mai mulți dintre noi fac, ca o platformă de project management.
CITEȘTE ȘI Google ar putea lansa în curând o tabletă de 7 inch Și, pentru a trece la concret, iată câteva dintre facilitățile pentru care Inbox by Gmail este una dintre cele mai bune soluții de gestionare a mesajelor electronice pe telefon de către oamenii de afaceri și angajați.
Alarme
Una dintre cele mai utile facilități și, în același timp, principalul motiv pentru care foarte mulți utilizatori folosesc Outlook, este posibilitatea de a seta alarme legate de anumite mesaje.
Sub simbolul unui cadran de ceas analog se ascunde funcția Snooze. Cu ajutorul acesteia, utilizatorul poate configura o alarmă pentru un anumit mail.
Această abordare este utilă celor care primesc diverse sarcini pe mail. Când ai o listă lungă de task-uri, este o idee bună să le gestionezi prin organizarea în funcție de prioritate. Astfel, sarcinile primite pe mail care nu sunt foarte urgente pot fi lăsate pentru mai târziu, însoțite de un reminder pentru o anumită dată și oră.
Spre exemplu, un mail de prioritate medie poate fi trims pe lista de sarcinii viitoare (Snoozed) cu o alarmă pentru a doua zi dimineața. Aplicația are intervale predefinite de setare a alarmelor (de genul ”amintește-mi diseară”), dar se pot alege manual și alte zile respectiv ore.
Această facilitate este corespondentul simplificat și mai eficient al funcției Flag din Outlook al celor de la Microsoft.
CITEȘTE ȘI Google îmbunătățește performanțele browser-ului Chrome și optimizează consumul de energie Grupuri
Sub denumirea de Bundle, Inbox by Gmail va grupa automat mesajele primite în diverse categorii. Acesta grupuri pot fi: călătorii, cumpărături, finanțe, update-uri etc.
Este adevărat că și Gmail oferă o facilitate asemănătoare, însă abordarea Inbox by Gmail este mult mai bună. În loc de tab-uri, aici categoriile de mail-uri sunt afișate una sub alta. Avantajul este că poți gestiona rapid un număr mare de mesaje dintr-un foc. Spre exemplu, dacă ai primit zeci de notificări de la Facebook, poți șterge printr-o singură apăsare de buton toate mail-urile din categoria Social.
Inbox by Gmail are o capacitate excelentă de a recunoaște și categoriza mail-urile primite. Un exemplu în acest sens este categoria Trips. Toate mesajele legate de o viitoare călătorie vor fi grupate automat.
De exemplu, dacă ai rezervat cazare și bilete de avion către Roma, va fi creat automat un grup intitulat Trip to Roma, în care intră toate rezervările făcute online, dar doar către destinația respectivă. În același fel, alte destinații vor avea alte grupuri.
Și aici intră în funcțiune o altă facilitate extrem de utilă: scoaterea în față informațiilor esențiale dintr-un mail.
Evidențierea conținutului important
O altă facilitate care fost inițial lansată în Gmail, dar care își arată adevăratul potențial în Inbox, este aducerea în față a conținutului important dintr-un mesaj.
Să mergem tot pe exemplul călătoriilor. Nu doar că mail-urile legate de călătoria la Roma sunt grupate automat, dar informațiile din acestea sunt afișate direct, fără a fi necesară deschiderea mail-urilor respective.
Inbox by Gmail extrage automat, în acest exemplu, datele despre cazare și călătoria cu avionul. Practic, utilizatorul vede când pleacă avionul, în ce perioadă a rezervat cazarea și când este programat zborul de întoarcere - toate acestea fără să deschidă mesajele de confirmare a rezervărilor.
Iar acesta este doar un exemplu. Inbox by Gmail extrage esențialul și din alte tipuri de mail-uri, cum ar fi cumpărăturile online. Dacă îți cumperi asigurarea RCA pe internet, Inbox by Gmail îți va afișa automat de unde ai cumpărat-o, cât a costa și link-ul către comanda respectivă. Același este cazul și pentru mult mai frecventele comenzi de produse.
Atașamente la un click distanță
Atașamentele sunt și ele o componentă importantă a mail-ului. Dacă cineva își trimite un mail cu atașament, cel mai probabil o să vrei să deschizi atașamentul respectiv. Cu alte cuvinte, atașamentele intră la informații importante și sunt tratate ca atare de Inbox by Gmail.
Serviciul celor de la Google afișează pictogramele corespunzătoare atașamentelor direct în listele de mail-uri, sub subiectele acestora.
Astfel, nu mai este necesară deschiderea mail-ului pentru accesarea unui atașament. Acesta se poate deschide cu un singur click, chiar înainte de a citi mesajul - pentru că în unele cazuri atașamentul este mai important chiar decât conținutul mail-ului.
Lista facilităților interesante din Inbox by Gmail nu se oprește aici. Utilizatorii vor întâlni la tot pasul mici detalii care converg către același scop: optimizarea timpului și efortului depuse în gestionarea mail-ului.
Un exemplu în acest sens este funcția de compunere a unui mesaj nou. Butonul ”+” responsabil de compunerea mesajelor, este însoțit de sugestii de destinatari. În funcție de contactele cu care am comunicat în ultima vreme, este posibilă crearea unui mesaj nou în care câmpul ”To” să fie completat automat cu destinatarul căruia vrem să-i scriem.
Deși are doi ani de când a fost lansat, Inbox by Gmail este departe de a fi un produs final. Google îi acordă atenție sporadic, iar multe dintre opțiunile de configurare pot fi accesate doar din Gmail.
De asemenea, trebuie notat faptul că aplicația de smartphone, atât pentru Android, cât și pentru iOS, funcționează mult mai bine decât aplicația de browser pentru desktop.
Inbox by Gmail este o aplicație excelentă, care poate deveni și mai bună pe viitor, cu puțin ajutor din partea mult lăudatei inteligențe artificiale. Totul este ca Google să nu se răzgândească la un anumit moment și să decidă închiderea serviciului. Nu ar fi prima decizie de acest gen a gigantului american.
