Pandemia de Covid19 nu doar ne-a ținut în case și pe canapele uitându-ne la seriale, întregi sectoare de activitate s-au blocat, iar pentru a supraviețui au fost nevoite să caute soluții pentru a-și continua activitatea. Soluția a fost digitalizarea. Pandemia a accelerat ritmul adoptării noilor tehnologii, astfel că sunt companii și instituții publice care au reușit să digitalizeze în câteva luni domenii care altfel ar fi durat câțiva ani.
Criza pe care încă o traversăm a evidențiat și mai clar că trebuie să investim în servicii digitale întrucât viitorul economiei și al serviciilor este digital. Noile tehnologii transformă societatea în ansamblul ei și atrag bunăstarea contribuind la egalizarea socială și economică prin creșterea accesului la servicii publice de calitate, locuri de muncă și finanțare.
Soluție completă de digitalizare pentru administrația publică
Anul trecut a fost unul foarte dificil pentru administrația publică din România. În contextul măsurilor restrictive pentru limitarea răspândirii pandemiei de Covid19, instituțiile au trebuit să intre într-o nouă logică de funcționare și să își desfășoare activitatea cu mijloace moderne. S-au intensificat eforturile de digitalizare și o parte din autoritățile guvernamentale și instituțiile publice locale au început să folosească instrumente digitale în activitatea internă și în comunicarea cu cetățenii. A fost un start în forță, dar acest efort inițial trebuie susținut în continuare și abordat sistematic.
Dynamic DOX® este o soluție completă de digitalizare a proceselor operaționale, management al fluxurilor de documente și administrare de date. Platforma se adresează instituțiilor publice, agențiilor, direcțiilor și tuturor tipurilor de organizații guvernamentale, dar și companiilor private care au nevoie de o soluție facilă pentru eficientizarea activității interne și o mai bună gestionare a relației cu publicul.
Portal online de servicii publice
Portalul online de servicii publice este cea mai recentă extensie a platformei Dynamic DOX® și a fost gândit în principal în beneficiul funcționarilor din administrația publică și al cetățenilor, ca o soluție prietenoasă de colaborare și de accesare a serviciilor publice. Prin acest portal public de eguvernare, Dynamic DOX® devine soluția ideală pentru digitalizarea serviciilor publice, cu scopul final de a îmbunătăți interacțiunea dintre cetățeni și instituțiile publice, dar și de a ușura munca funcționarilor publici. Atribuțiile administrative sunt reduse, astfel că personalul este degrevat de foarte multe sarcini operaționale consumatoare de timp, iar acest lucru permite direcționarea atenției și efortului către alte activități, cu mai mare impact pentru cetățeni.
Cea mai mare valoare a portalului de eguvernare Dynamic DOX® stă în facilitarea relației dintre cetățeni și instituțiile publice. Fără a se deplasa la sediul instituției și fără a sta la coadă, cetățenii pot solicita online eliberarea de certificate, avize, adeverințe sau alte documente oficiale, pot cere informații, depune sesizări sau petiții. Totodată, pot verifica online stadiul cererii lor, iar dacă sunt necesare completări sau modificări ale respectivei solicitări, acestea pot fi făcute prin intermediul platformei. Odată soluționată cererea, răspunsul este primit în format electronic, iar cetățeanul este notificat printr-o alertă pe email. Toate aceste proceduri și operațiuni sunt sistematizate cu ajutorul platformei Dynamic DOX®, iar prin funcționalitatea de registratură electronică sunt înregistrate toate intrările și ieșirile din instituție. Fiecare sesizare sau cerere primită din partea cetățenilor este înscrisă într-un registru electronic care oferă o evidență clară a lucrărilor deschise și facilitează soluționarea mai rapidă a acestora.
„Digitalizarea sectorului public este în mod cert una dintre marile priorități ale României și avem o fereastră de oportunitate de câțiva ani pe care o putem folosi pentru a arde etape și pentru a recupera din decalajul față de celelalte țări europene.
De multe ori, discuțiile despre digitalizare sunt abstracte și se rezumă la generalități „trebuie să se întâmple ceva”, foarte rar se discută în mod concret despre cum. Care sunt soluțiile concrete? Cum digitalizăm insituțiile publice? Dynamic DOX este răspunsul Essensys la această întrebare. Dynamic DOX este o soluția imediată care permite digitalizarea proceselor interne și implementarea rapidă de servicii publice integrate cu procesele interne. Dynamic DOX este soluția simplă pentru a depune online declarațiile online, nu la etajul 2.” explică Mihai Matei, CEO Essensys Software, compania care a dezvoltat Dynamic DOX.
Dynamic DOX® împreună cu portalul online facilitează tranziția digitală în domeniul serviciilor publice și eficientizează administrația prin transformarea modului de lucru. Operațiunile complexe sunt automatizate și preluate de platformă, oferind mai multă sistematizare și ascunzând de utilizatori detaliile tehnice. Este redus dramatic timpul alocat proceselor și sarcinilor organizaționale, cum ar fi inițierea și aprobarea cererilor, informări privind starea lor, raportarea, auditul sau accesarea diferitelor informații stocate. Acest lucru îmbunătățește considerabil productivitatea și aduce cu sine importante economii de timp și de bani.
Low code. Fără programare
Dynamic DOX® este o platformă low code, ceea ce înseamnă că utilizatorii o pot configura foarte flexibil în funcție de nevoile lor, fără cunoștințe tehnice. Pot fi create sau modificate rapid fluxuri de lucru sau formulare de la cele mai simple până la cele mai complexe, fără programare și fără a apela la suport tehnic extern, totul cu numai câteva clicuri. Funcționalitățile puternice pentru vizualizare și configurare asigură un set de instrumente de lucru intuitive, tehnici drag & drop, elemente predefinite, șabloane de documente tip Word, care oferă autonomie completă utilizatorului. Toate aceste caracteristici fac platforma Dynamic DOX® foarte ușor de învățat și de utilizat și elimină impedimentul competențelor digitale sau al curbei de învățare prea înalte. Utilizatorii se familiarizează rapid cu platforma și aceasta începe să își manifeste avantajele într-un timp foarte scurt.
Dynamic DOX® nu necesită instalare sau echipamente tehnice cu cerințe speciale. Soluția permite atât implementarea în cloud, cât și on-premise. Varianta cloud se traduce într-o serie de avantaje adiționale în materie de securitate a datelor și mobilitate, platforma putând fi accesată de pe orice dispozitiv și ajută la o reducere semnificativă a costurilor de hardware și software. Platforma se accesează dintr-un browser web standard și vine împreună cu o aplicație de mobil care permite rezolvarea rapidă a unor sarcini punctuale. Pentru scenariile complexe în care o astfel de cerință este importantă, platforma permite de asemenea și instalarea on premise.
Dynamic DOX® este un produs românesc dezvoltat de Essensys Software. Essensys este un furnizor premium de soluții software și servicii end-to-end cu o experiență de 16 ani, atât pe piața internă, cât și la nivel internațional. Pe lângă web, cloud și mobile, portofoliul companiei include și servicii GIS. O îmbinare strategică de competențe tehnice care ne oferă o poziție privilegiată în piață, fiind printre puținii furnizori de software care pot oferi soluții integrate ce cuprind aplicații mobile, cloud și GIS.
