În data de 19 iulie 2021 a intrat în vigoare Ordinul nr. 585/2021 privind modificarea și completarea modelului-cadru al contractului individual de muncă. Vă detaliem mai jos obligațiile de interes pentru dvs.
1. Informare către salariatii dvs. cu privire la pilonul II de pensii
Potrivit acestui Ordin, aveti obligatia de a va informa anumite categorii de salariati in legatura cu aderarea la un fond de pensii private obligatorii (Pilonul II).
Salariatii care trebuie informați sunt:
a) salariati in varsta de pana la 35 de ani, care sunt asigurati, care contribuie la sistemul public de pensii si care trebuie sa adere la un fond de pensii (aderare obligatorie)
b) salariatii in varsta de pana la 45 de ani, care sunt deja asigurati si contribuie la sistemul public de pensii si care pot adera la un fond de pensii (aderare optionala)
c) persoanele fizice (salariatii) care realizeaza venituri din salarii si asimilate salariilor in baza contractelor individuale de munca incheiate cu angajatori care desfasoara activitati in sectorul constructii si care sunt scutite de la plata impozitului pe venit in temeiul art. art. 60 pct. 5 din Codul fiscal.
Pentru a veni in rezolvarea acestei cerinte, am pregatit pentru dvs. un model orientativ de informare pe care o regasiti anexata si pe care sa o transmiteti salariatilor care se incadreaza in categoriile de mai sus. Recomandam ca informarea sa fie transmisa prin e-mail, astfel incat sa aveti dovada transmiterii. Informarea poate fi transmisa si personal, caz in care va rugam sa o listati in doua exemplare dintre care unul se ofera salariatului, iar al doilea exemplar, pe care salariatul scrie „am primit” si semneaza va ramane la dvs.
2. Incheierea unui act aditional la contractul individual de munca, daca este cazul
Am pregatit pentru dvs. si un model orientativ de act aditional la contractul individual de munca. Acest act trebuie incheiat numai in cazul in care situatia concreta a salariatului impune incheierea unui astfel de act aditional. Mai exact:
- art. 1.1. al actului aditional priveste numai situatia in care nu aveti deja aceasta precizare in contractul individual de munca / actele aditionale anterior incheiate. Daca aveti aceasta precizare, nu mai este necesara mentinerea art. 1.1.
- art. 1.2. al actului aditional se aplica numai pentru contractele individuale de munca incheiate cu salariati din categoriile de mai sus.
- in cazul in care niciuna dintre completari nu este aplicabila unui salariat, nu este necesara incheierea actului aditional anexat cu acel salariat.
Vă informăm că, începând cu data de 25.07.2021, a intrat în vigoare Legea nr. 208/2021 (”Legea 208”) pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă și pentru modificarea și completarea unor acte normative.
Principalele aspect reglementate de Legea 208 sunt următoarele:
I. Modificarea Codului Muncii referitoare la posibilitatea utilizării semnăturii electronice, a semnăturii electornice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic de către angajator după cum urmează:
a. Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, a semnăturii electornice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic pentru întocmirea tuturor înscrisurilor / documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate din încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă.
În categoria documentelor ce pot fi semnate conform paragrafului anterior nu sunt incluse actele bilaterale (cele care presupun ca ambele părți – anagajator și angajat – să își dea acordul pentru perfectarea lor).
Totodată, pentru ca angajatorul să poată utiliza tipul de semnatură mai sus prezentat, acesta are obligația să reglementeze în regulamentul intern și/sau în contractul colectiv de muncă condițiile de utilizare a acestei semnături.
b. Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau a semnăturii electronice calificate la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă în următoarele condiții:
– persoana selectată în vederea angajării și salariatul au fost informați cu privire la procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate și semnăturii electronice calificate;
– persoana selectată în vederea angajării și salariatul nu pot fi obligați să utilizeze semnătura electronică avansată sau certificată;
– părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură (dacă persoana selectată în vederea angajării / salariatul refuză semnarea cu semnătura sa electronica, actul trebuie semnat de ambele părți în format letric).
Notă 1: conform Legii 208, angajatorul poate suporta, pentru el și angajații săi, iar acestea sunt deductible pentru determinarea rezultatului fiscal, cheltuielile pentru achizionarea semnăturilor electronice avansate sau calificate ce urmează a fi utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă/securității și sănătății în muncă.
Nota 2: angajatorul are obligația de a arhiva orice înscris / document privind relațiile de muncă cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electornică.
II. Modificarea Legii nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă.
Mai exact, a fost modificat articolul ce prevede sancțiunea aplicabilă angajatorului (amendă în cuantum de 2000 lei) în cazul în care acesta nu asigură condițiile pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă și adecvată în domeniul securității și sănătății în muncă cu privire la utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare (indiferent de locația în care telesalariatul își desfășoară activitatea).
Această modificare, având ca obiect obligația generică a angajatorului de a instructa salariatul cu privire la utilizarea respectivelor echipamente, s-a produs în contextul în care, prin OUG nr. 36/2021 (în forma valabilă anterior modificării sale prin Legea 208), au fost eliminate atât condiția ca telesalariații să fie prezenți cel puțin o zi pe lună la sediul angajatorului, cât și eliminarea locului sau a locurilor convenite de părți pentru desfășurarea telemuncii.
III. Modificarea Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, în conformitate cu care:
a. instruirea reprezentanții salariaților cu răspunderi specifice în domeniul securității și sănătății în muncă cu privire la riscurile legate de securitate și sănătate în muncă, pe durata desfășurării activităților, se poate realiza de către angajator și online, în interiorul programului de lucru;
b. în cazul instruirii online, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronica, semnătură electronica avansată sau semnătură electronica calificată.
Un material Legal Marketing
