GUEST WRITER CMS România: Este societatea dvs. pregătită, din punct de vedere juridic, pentru contextul economic generat de criza Covid-19?

Material realizat de Rodica Manea (Partner) și Elena Andrei (Senior Associate), avocate în cadrul departamentului Corporate M&A al firmei internaționale de avocatură CMS

Pe măsură ce economia globală intră într-o criză fără precedent cauzată de pandemia COVID-19 a cărei amploare urmează a fi încă dezvăluită, factorii decizionali ai companiilor ar trebui să acorde atenție și pârghiilor juridice ce pot ajuta societățile să navigheze cu succes în această perioadă, prin flexibilizarea și optimizarea procesului de luare a deciziilor și, în general, de funcționare din punct de vedere corporativ.

Numeroase societăți au întâmpinat dificultăți în această perioadă în procesul decizional la nivelul administratorilor / consiliului de administrație (CA) și al adunărilor generale ale asociaților / acționarilor (AGA), sau au întâmpinat diverse greutăți generate de un cadru juridic intern inflexibil. Toate acestea au dus la împiedicarea funcționării în condiții optime a societăților.

Având în vedere că atât în timpul, cât și în perioada imediat următoare reacția rapidă va fi esențială, ar fi util ca această perioadă să fie folosită pentru o privire mai atentă asupra pașilor care pot fi luați în vederea atenuării riscurilor juridice viitoare, și îmbunătățirii organizării corporative interne, țintind către o mobilizare în cele mai bune condiții odată ce criza se va atenua și respectiv termina.

CITEȘTE ȘI GUEST WRITER Filip & Company: Aplicațiile de urmărire (contact tracing apps) în contextul COVID-19: o perspectivă asupra protecției datelor cu caracter personal

În calitate de avocați ce suntem alături de clienții noștri în această perioadă dificilă, știm că schimbarea nu este niciodată ușoară. Cel mai bine este atunci când schimbarea este planificată din timp. Având în vedere însă că este improbabil ca această recesiune să se termine în scurt timp, nu este înțelept ca deciziile să fie amânate. În acest context, în plus față de ne ține clienții la curent cu privire la cele mai noi modificări juridice și fiscale, am pregătit o trecere în revista a unor aspecte corporative care ar fi bine să fie luate în considerare, întrucât implementarea unor practici corporative sănătoase și susținerea îmbunătățirilor în această direcție pot ajuta societățile să funcționeze mai eficient.

1. Pregătiți societatea pentru viitor – revizuiți Actul Constitutiv

Situația actuală a crizei financiare cu care ne confruntăm necesită decizii rapide și inteligente. Pentru a putea reacționa în consecință, o societate trebuie să se asigure ca Actul său Constitutiv conține prevederi adecvate situației în care se află. Sunt recomandate în acest sens măsuri precum următoarele:

• modificați și revizuiți Actul Constitutiv pentru a permite luarea deciziilor prin mijloace electronice de comunicare atât în cazul CA, cât și în cazul AGA;

Deși instanțele române au recunoscut deja posibilitatea de a convoca, ține și lua hotărâri AGA prin mijloace de comunicare electronică (întâlniri pe Zoom sau Skype și votare prin corespondență sau e-mail) chiar dacă Actul Constitutiv nu prevedea o astfel de posibilitate, iar Guvernul României a aprobat pe 7 mai o Ordonanță de Urgentă pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea facilitării desfășurării reuniunilor organelor statutare pe perioada stării de urgență și pentru o perioadă limitată după încetarea stării de urgentă, ar fi mai sigur dacă dispozițiile relevante ar fi incluse în Actul Constitutiv al societății.

• asigurați-vă că societatea are mai mult de un administrator, sau că administratorul are puteri de delegare prevăzute în mod specific în Actul Constitutiv și un mandat valabil; mai mult decât atât, asigurați-vă că puterile de reprezentare ale administratorilor au suficientă flexibilitate pentru a gestiona circumstanțe neprevăzute;
• implementați semnătura electronică; documentele care poartă semnătura electronică certificată au aceeași valoare juridică precum înscrisurile sub semnătura privată.
• Ajustați capitalul în mod responsabil

În funcție de nevoile sale, un management responsabil al unei societăți ar trebui sa urmărească să păstreze un echilibru în structura capitalului între valoarea activelor și a datoriilor. Reglarea structurii capitalului în timpul crizei financiare trebuie să țină cont de interesele primordiale ale acționarilor / asociaților, dar ar trebui, în același timp, și să minimizeze riscul financiar al societății. Un set de măsuri de acest tip ar putea include:

• verificați și remediați (dacă este cazul) subcapitalizarea societății situația în care activul net al unei societăți s-a diminuat la mai puțin de jumătate din valoarea capitalul social subscris; această situație este de obicei rezolvată printr-o majorare sau o reducere a capitalului social, în funcție de care dintre aceste opțiuni este mai potrivită pentru societate;

Chiar dacă Ordonanța de Urgență aprobată de Guvern pe 7 mai prevede că până la data de 31 iulie 2020 CA nu este ținut de obligația de convocare a AGA în caz de subcapitalizare (obligație care este corelată cu prelungirea termenului de convoca AGA pentru aprobarea situațiilor financiare anuale), societățile ar putea începe deja colectarea informațiilor cu privire la acest aspect și la modalitățile de rezolvare a unei posibile subcapitalizări.

• în general, majorați capitalul social, de exemplu, prin numerar sau contribuție în natură sau prin  compensarea unor creanțe certe, lichide și exigibile asupra societății cu acțiuni ale acesteia, sau reduceți capitalul social pentru a vă adapta mai bine la condițiile actuale și pentru a crea o structură a capitalurilor proprii mai eficientă.
• Implementați restructurări corporative și căutați oportunități de fuziuni și achiziții

Dacă afacerea se confruntă cu dificultăți rapide, o restructurare corporativă poate reînnoi sau îmbunătăți calea spre profit, poate reduce costurile și restabili încrederea acționarilor /asociaților. În funcție de circumstanțe, există o serie de acțiuni care pot fi adecvate pentru a restructura sau reorganiza o societate. Acestea includ:

• fuziuni, care permit, printre altele, o gestionare centralizată a tuturor liniilor de business, sinergii, economii de scară și gestionarea riscului financiar;

În general, consolidarea a două sau mai multe activități prin fuziune are ca rezultat sinergii de venituri și costuri care cresc valoarea societății absorbante sau a entității nou create. Printre sinergiile cu privire la venituri le amintim pe cele care îmbunătățesc capacitatea societății de a regenera și de a crește veniturile, precum extinderea potențială a pieței, diversificarea produselor și a unităților de producție, accesul la mai multe resurse precum know-how, mărci comerciale, brevete, etc.

În ceea ce privește sinergiile legate de costuri, acestea ar putea duce la reduceri de costuri datorită unei structuri a costurilor operaționale mai eficiente. De asemenea, acționarii ar trebui să țină cont de faptul că o fuziune reușită poate duce la economii de  scară și chiar la eliminarea anumitor costuri, de ex. costurile cu chiria, remunerațiile management-ului.

• divizări; în anumite cazuri, o divizare bazată pe linii de business poate duce la o mai bună administrare a societății, ajutând-o să își concentreze resursele și să gestioneze mai bine unitatea care are un potențial mai mare pe termen lung;

Divizările pot fi, de asemenea, recomandabile în cazul liniilor de afaceri neperformante, care ar putea duce în final la economii suplimentare de costuri. Divizările pot fi declanșate și din dorința de a face anumite unități de business mai atractive pentru potențialii investitori, în special în cazurile în care unitățile în cauză au rezultate mai bune decât societatea în ansamblu și acționarii au observat o reticență a potențialilor cumpărători de a achiziționa întreaga entitate, dar un interes crescut pentru o anumită unitate de business.

• transferuri de active sau de afaceri intra-grup, sau transformarea în entități noi mai potrivite modelului de business din contextul actual;
• dizolvări și lichidări voluntare ale entităților care pot rezulta, de exemplu, din divizări, caz în care s-ar putea decide începerea procedurilor privind dizolvarea și lichidarea voluntară a celorlalte entități neprofitabile.

De asemenea, în contextul unei piețe în schimbare rapidă, societățile ar trebui să evalueze dacă ar putea monetiza pierderile prin planificarea unei vânzări sau achiziții de active neperformante.

Piața de fuziuni și achiziții în condiții de dificultate este mai complicată și sofisticată decât cea tradițională; cu toate acestea, istoria ne spune că șocurile pe piață dau naștere oportunităților și că este doar o chestiune de a ști unde sunt aceste oportunități și de a fi pregătit pentru ele.

4. Îmbunătățiți organizarea corporativă internă a societății

Contextul economic actual este un moment bun pentru a face un pas înapoi și a privi la modul în care societatea poate deveni mai pregătită pentru scopul său ca urmare a implementării anumitor modificări.

Societățile ar trebui să profite de acest moment pentru a pune în ordine sau a actualiza registrele și înregistrările lor corporative pentru (i) ușurarea desfășurării activității în viitor, (ii) potențiale achiziții  viitoare, și (iii) finanțări externe de către bănci sau noi investitori. Câteva exemple în acest sens cuprind:

• înregistrările cu privire la sediul social principal /sediile secundare trebuie să fie valabile și actualizate pentru a reflecta situația lor actuală;
• mandatul administratorilor/auditorilor trebuie să fie actualizat și/sau extins pentru a răspunde nevoilor viitoare ale societății;
• beneficiarul real: chiar dacă termenul de depunere a declarațiilor pe propria răspundere cu privire la beneficiarul real este suspendat pentru perioada stării de urgență și prelungit pentru o perioadă de trei luni de la data încetării stării de urgență, se pot întreprinde proactiv pașii necesari și formalitățile necesare pentru a permite depunerea declarației în timp util.

În general, cu excepția cazului în care implică termene de opoziție sau formalități în fața instanțelor de judecată (precum transferuri de părți sociale în societăți cu răspundere limitată, reduceri de capital social, fuziuni, etc.), înregistrările la Registrul Comerțului relevant ale operațiunilor de mai sus au putut fi realizate chiar și în timpul stării de urgență, întrucât Registrul Comerțului a trecut complet la funcționarea online, prin intermediul platformei portal.onrc.ro.

5. Fiți pregătiți în general din punct de vedere juridic

Cu titlu mai general, societățile ar trebui să profite de această perioadă pentru a se asigura că sunt pregătite din punct de vedere juridic pentru o funcționare la nivel optim.

Acest lucru presupune, printre multe altele, actualizarea politicilor de guvernanță în ceea ce privește comunicarea prin intermediul platformele de colaborare on-line, modificarea contractelor individuale de muncă pentru a reflecta natura relațiilor de muncă post-criză, de exemplu, munca la domiciliu, clauzele de confidențialitate și privind protecția datelor cu caracter personal și modificarea anumitor contracte pentru a se adapta mai bine nevoilor individuale curente ale societății și ale partenerilor săi contractuali.

Desigur că, în funcție de punctele diferite de plecare și de strategiile interne, societățile vor avea în mod natural o abordare diferită cu privire la fiecare astfel de pârghii juridice. Ceea ce este necesar este să avem disciplina de a ignora mulțimea și de a planifica și implementa măsuri care altfel ar fi fost probabil neglijate în perioadele de optimism.

În acest climat de incertitudine fără precedent, cu o durată imposibil de prevăzut în prezent, este de asemenea vital să aveți de partea dvs. avocați care sunt obișnuiți să se confrunte cu situații dificile. Valoarea avocaților de încredere care pot evalua cu calm și profesionalism care sunt considerațiile importante, unde să acorde prioritate și care să ajute la colectarea și interpretarea datelor pentru a lua decizii optime, nu poate fi supraevaluată. CMS se bazează pe un set de abilități juridice și de business menite să ajute și societățile aflate în dificultate, ajutându-le să treacă cu bine prin criza actuală, astfel încât să se repoziționeze cat de repede posibil după această perioadă de perturbare economică.

You can download the English version of the article here.

Un material Legal Marketing