Firmele vor avea obligația de arhivare și păstrare a registrelor și documentelor contabile, inclusiv rapoartele fiscale de închidere zilnică, și a memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice timp de 5 ani, față de 10 ani cât stabilea legea până acum, conform unui proiect legislativ promulgat acum de șeful statului.
Proiectul, prezentat la inițiere de Profit.ro, fusese adoptat de Senat în noiembrie, iar în decembrie, susținut de toate partidele, a fost adoptat de Parlament, prin vot final în plenul Camerei Deputaților.
De ce este important: Legea contabilității prevede obligația de arhivare și păstrare a registrelor și documentelor justificative pe o perioadă de 10 ani, inclusiv în cazul în care se utilizează sisteme informatice de prelucrare a datelor și de stocare a acestora pe suporturi tehnice. În mod similar, Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale reglementează termenul de păstrare a registrelor, rapoartelor fiscale de închidere zilnică și memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice ca fiind de 10 ani.
Inițiatorii noii legi arată că, în contrast cu aceste perioade în care operatorii economici au acumulat munți de hârtii de arhivă, Codul de procedură fiscală prevede că termenul general de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale este de 5 ani, iar organele fiscale pot efectua inspecții doar înlăuntrul acestui termen.
Prin urmare, obligația de păstrare a documentelor contabile și a celor justificative pentru înregistrările efectuate în contabilitate, este propusă a fi în concordanță cu perioada în care organele fiscale și alte instituții sau autorități publice pot efectua controale ori inspecții și au dreptul să constate eventuale abateri sau nereguli.
”În acest fel operatorii economici vor fi degrevați de o obligație consumatoare de resurse: stocarea și arhivarea numeroaselor documente și registre se reflectă în costuri pentru firme sub forma chiriilor, a cheltuielilor cu întreținerea spațiilor în anumite condiții de temperatură și umiditate, extinderea lor odată cu trecerea timpului și acumularea de noi registre și documente justificative de păstrat, cheltuieli cu softuri sau aplicații de arhivare, tarife de arhivare dacă apelează la entități specializate în arhivarea electronică și alte astfel de cheltuieli”, arată inițiatorii.
Prevederile proiectului
Forma finală a noii legi - care poate fi consultată AICI - a inclus amendamente formulate de deputatul USR Viorel Băltărețu, modificări care fuseseră respinse în comisii, dar au fost în cele din urmă votate de deputați în plen. Astfel, a fost înlocuit termenul de 1 ianuarie din prevederea inițială a proiectului, pentru armonizare cu prevederile art. 110 din Codul de procedură fiscală, privind prescriptia dreptului de stabili creanțe fiscale, care se calculează de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația fiscală.
Prin urmare, Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 454 din 18 iunie 2008, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică după cum urmează:
1. La articolul 23, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins:
”(1)Persoanele prevăzute la art.1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.”.
2. La articolul 25, alineatul (1) se modifică şi va avea următorul cuprins:
”(1) Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art.1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite”.
Totodată, Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 75 din 21 ianuarie 2005, cu modificările şi completările ulterioare, se modifică după cum urmează:
1. La articolul 3 alineatul (4) se modifică şi va avea următorul cuprins:
”(4) Memoria fiscală este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie să permită obligatoriu acumulări progresive ale datelor, fără ca acestea să poată fi modificate sau şterse, precum şi conservarea în timp a acestora pe o perioadă de 5 ani.”
2. La articolul 4, alineatele (8) şi (9) se modifică şi vor avea următorul cuprins:
”(8) Registrul special prevăzut la art.1 alin. (8) și raportul fiscal de închidere zilnică sunt documente avute în vedere de către organele fiscale cu ocazia verificării veniturilor care stau la baza determinării impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat. Registrul special prevăzut la art.1 alin.(8), precum și rapoartele fiscale de închidere zilnică se arhivează și se păstrează pe o perioadă de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost emise. Obligația privind arhivarea și păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care potrivit dispozițiilor art.3 alin.(21 ) nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare.
(9) Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale definite la art. 3 alin. (1) şi (2), la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum şi în cazul în care aceştia îşi încetează activitatea, sunt obligaţi să asigure păstrarea şi arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de 5 ani”.
