Schimbările provocate de criza COVID-19 au obligat multe organizații să-și regândească obiectivele și să sporească eforturile de transformare digitală. Unul dintre departamentele pentru care liderii de business au acordat o atenție sporită este cel de Resurse Umane. Cu aproape jumătate de milion de angajați care lucrează de acasă în această perioadă, companiile trebuie să găsească cele mai bune metode prin care procesele de lucru pot continua la capacitate normală.
Specialiștii HR trebuie să pună la dispoziția angajaților toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare și angajare, să editeze contracte de muncă și să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacțiune față în față, respectând cerințele de distanțare socială. Cum interacțiunea dintre angajat și angajator trebuie să rămână strict la distanță, o serie de soluții software devin absolut necesare. Printre acestea se numără semnătura electronică și chatbot-ul.
Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, procesul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea sunt semnate și de reprezentanții legali ai organizației, tot fizic.
Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp. Spre deosebire de alte soluții de semnătură electronică existente pe piață, cea propusă de TotalSoft și CertSign este acreditată de autoritățile statului, iar documentele semnate astfel nu necesită alte procesări precum scanarea pentru a putea fi transmise mai departe.
Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta urmează circuitul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.
Pentru a veni în sprijinul angajaților care lucrează de acasă și au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotul Timea, colega virtuală de la HR.
Dacă în urmă cu câțiva ani părea greu de crezut, în prezent, grație avansului tehnologic, majoritatea solicităror de HR se pot rezolva transmițând mesaje simple către un asistent virtual, căruia oricine îi poate solicita ajutorul folosind platformele de comunicare disponibile: Facebook Messanger, Teams, WhatsApp, etc. Timea, chatbotul TotalSoft, poate ajuta angajații să afle imediat și la orice oră soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverințe, și poate iniția procedura de solicitare a unui concediu sau raportarea concediului medical către organizație.
