Populația va avea la dispoziție anumite servicii avocațiale fără a fi nevoită să se deplaseze fizic la biroul avocatului. Avocații vor utiliza o platformă digitală specială, prin care vor cerifica identitatea clienților, iar documentele vor fi întocmite, semnate și vor circula în format electronic, conform unui proiect de lege privind digitalizarea serviciilor avocaților, întocmit de reprezentanții actualei coaliții de guvernământ.
Autorii proiectul sunt de profesie avocați și ei arată că în practică deja se constată că majoritatea informațiilor și documentelor premergătoare sunt colectate de către avocați prin e-mailuri profesionale, după parcurgerea procedurii inițiale de informare și comunicare cu clientul.
”O astfel de practică poate fi dificil de gestionat, întrucât nu este utilizată o platformă unică de comunicare care prezintă suficiente garanții de securitate, care să reducă timpul alocat pentru fiecare client în parte în procedura inițială de informare, să permită colectarea documentelor de la client, să optimizeze timpii alocați cu logistica și operațiunile adminisfrafive”, afirmă inițiatorii.
Prin urmare, proiectul prevede implementarea unui cadru legal coerent care să reglementeze transpunerea activității avocațiale în mediul digital prin sisteme sigure, conform normelor și standardelor de securitate și confidențialitate, care să permită avocatului atât sistematizarea proceselor premergătoare, desfășurarea unor proceduri și intocmirea unor acte electronice, cât și centralizarea, salvarea și arhivarea electronică a tuturor acestor operațiuni.
Totodată, viitoarele norme de aplicare a cadrului legislativ din proiectul de act normativ vor avea în vedere următoarele:
1. Definirea operațiunii avocațiale electronice privind identificarea și verificarea identității clientului, în sensul echivalării identificării video Ia distanță cu prezența fizică.
Astfel, operațiunile avocațiale vor putea fi efectuate prin două modalități alternative:
a) Prin prezența fizică, personală și simultană, în același spațiu, a clientului și avocatului (modalitatea tradițională);
b) De la distanță, prin interacțiunea simultană a clientului cu avocatul, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță audio-video (modalitatea electronică).
Având în vedere că procedura pentru identificarea video de Ia distanță face deja obiectul reglementării naționale, aceasta ar putea fi ajustată și implementată și în activitatea avocațială.
- Procesul video-identificării:
- clientul va avea nevoie de un dispozitiv electronic cu care să captureze imagini ale feței și imagini cu cartea de identitate sau pașaportul, pe care le va comunica avocatului prin intermediul sistemului informatic;
- imaginile transmise avocatului de către client vor fi verificate electronic în baza de date a M.A.I. sau a oricărei alte instituții și autorități competente;
- după confruntarea de către avocat a imaginilor și datelor mai sus menționate (validarea inițială), avocatul va proceda la inițierea procesului de identificare audio-video prin intermediul sistemului informatic;
- în cadrul procedurii de video-identificare, avocatul va verifica clientul prin:
- adresarea de întrebări prin care să se verifice dacă persoana prezentă în conferința audio-video este aceeași persoană cu cea din documentele prezentate;
- adresarea de întrebări specifice (ce pot face obiectul unor politici și coduri profesionale, stabilite la nivelul Uniunii Naționale a Avocaților din România).
- dacă este cazul, conform legii, avocatul va putea asigura clientului, prin invitarea în cadrul conferinței audio-video, a unui interpret sau traducător, care să sprijine avocatul în comunicarea eficientă și corectă cu clientul.
- Confirmarea identității:
- după parcurgerea și validarea etapelor mai sus menționate, va urma un ultim pas - confirmarea cu un factor de autentificare suplimentar, prin transmiterea către clientul care parcurge procedura de identificare a unui cod de unică folosință (One Time Password - OTP) sau prin transmiterea unui link cu o durată limitată, special creat în acest scop, generat în mod individual (prin e-mail sau SMS).
După finalizarea tuturor proceselor și procedurilor menționate, identitatea clientului se va considera validă și va fi inițiată procedura de întocmire a actului de catre avocat.
2. Redefinirea procedurii de întocmire a actelor electronice de către avocat
Procedura de video-identificare permite verificarea și validarea identității clientului de către avocat, în aceleași condiții de siguranță ca în mediul tradițional.
3. Conversia actelor
Un alt demers extrem de important în sfera digitalizării profesiei de avocat constă în reglementarea unei proceduri care să permită avocatului să realizeze conversia actelor, astfel încât orice act întocmit pe hârtie să poată circula în format elecfronic și invers. Dat fiind faptul că un document electronic odată printat își pierde valoarea întrucât elementele criptografice ale semnăturii nu se transpun pe hârtie, procedura menționată mai sus va asigura utilitatea maximă a unui act în functie de necesitate si de destinația acestuia.
”Apreciem că prin prezenta lege se reduce substanțial consumul de hârtie, reducându-se implicit și numărul de masă lemnoasă prelucrată pentru producerea hârtiei”, arată în context autorii proiectului.
4. Sistem informatic pentru proceduri electronice
Digitalizarea profesiei de avocat în condiții de siguranță se poate realiza numai dacă operațiunile se vor desfășura prin intermediul unui sistem de comunicare și transmitere a datelor, informațiilor și documentelor care să garanteze identificarea părților, integritatea și confidențialitatea conținutului.
Un astfel de sistem trebuie să fie capabil să:
1. Permită identificarea video la distanță, conform procedurii mai sus menționate. Având în vedere că identificarea video se realizează direct de către avocat, prin intermediul sistemului informatic.
2. Aibă implementată tehnologii apte să ”scaneze” și să verifice elementele de siguranță ale documentelor de identitate încărcate de solicitanții actelor;
3. Permită transmiterea și semnarea de documente în timp real;
4. Înregistreze și arhiveze sesiunile audio-video și orice alte proceduri efectuate de avocat prin sistemul elecfronic.
În ceea ce privește politicile de securitate, procedurile adminisfrative și de gestiune, normele tehnice, operaționale și de conduită în procedura electronică,autorii consideră utilă adoptarea unor politici și proceduri unitare, adoptate/aprobate de Ministerul Justiției, și Uiunea Națională a Barourilor din România, la care să poata adera fiecare avocat.
Regulamentul de punere în aplicare a legii ar urma să fie adoptat de Uniunea Națională a Barourilor din Romania în termen de 180 de zile de Ia intrarea în vigoare a legii.
Autorii arată că proiectul de lege se realizează cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru franzacfiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
Totodată, autorii precizează că proiectul legislativ a fost elaborat cu consultarea Uniunii Naționale a Barourilor din România.
Potrivit inițiatorilor, multe state europene au adoptat digitalizarea serviciilor avocatiale pentru a-și îmbunătăți eficiența și a oferi clienților un acces mai ușor la serviciile avocatului. Următoarele state europene au adoptat deja sau sunt în curs de adoptare a digitalizării serviciilor electronice avocațiale:
- Marea Britanie - Legea privind serviciile de consultanță și practicile comerciale din cadrul profesiei de avocat, din 2011, permite avocaților să ofere servicii juridice prin intermediul tehnologiei și să comunice electronic cu clienții, cu condiția de a respecta standardele profesionale și de a păstra confidențialitatea clienților.
- Germania - Legea federală privind baroul și activitatea avocaților, din 1972, permite avocaților să utilizeze tehnologia și medii electronice în exercitarea activității profesionale, cu condiția de a respecta regulile privind confidențialitatea și protecția datelor.
- Danemarca - Legea privind baroul și avocații, din 1992, permite avocaților să utilizeze tehnologia și medii electronice în prestarea serviciilor juridice, cu condiția de a respecta regulile privind confidențialitatea și de a asigura integritatea datelor.
