Revenirea la birou obligă companiile să regândească spațiile de lucru

Nu doar locul s-a schimbat, ci și sensul lui. Într-un context în care munca devine din ce în ce mai flexibilă, iar granițele dintre viața profesională și cea personală sunt tot mai difuze, spațiul de lucru nu mai este doar un suport, devine un instrument, unul care poate influența cultura organizațională, colaborarea, ritmul și chiar felul în care oamenii aleg să rămână sau să plece. În acest punct de inflexiune operează Corporate Office Solutions, o companie care nu mai vorbește doar despre amenajări, ci despre „human spaces” un concept care mută discuția din zona de design în cea de comportament.

Dar cât din ceea ce numim astăzi „viitorul muncii” este, de fapt, o transformare reală și cât este o adaptare elegantă la o schimbare pe care încă o înțelegem incomplet? Și, mai ales, ce rol mai are spațiul fizic într-o lume în care munca nu mai are neapărat nevoie de un loc fix?

Aceasta nu este o conversație despre birouri, ci este o discuție despre cum se reconstruiește, în timp real, relația dintre oameni, muncă și spațiul dintre ele, cu Mădălina Mircea, Senior Project Director la COS de peste un deceniu.

COS vorbește despre „human spaces”, nu doar despre amenajări de birouri. Ce înseamnă acest concept în practică?

Conceptul de „human spaces” stă la baza fiecărui proiect pe care îl dezvoltă COS. Pentru noi, acest concept înseamnă că un spațiu de lucru trebuie construit pornind întotdeauna de la nevoile angajaților și de la modul în care aceștia lucrează, nu de la tendințe de design sau criterii estetice. Un birou poate integra cele mai bune soluții de amenajare, însă daca nurăspunde modului în care oamenii lucrează, atunci nu și-a atins scopul. De aceea, înainte să discutăm despre produse sau finisaje, ne dorim să înțelegem organizația și cum funcționează: structura organizațională, fluxul de comunicare interdepartamental, tipologiile angajaților, activitățile desfășurate și ce alte nevoi are acea organizație de la spațiul de birou.  Pentru COS, “human spaces” înseamnă, de fapt, să proiectăm și să executăm spații care susțin în același timp comportamentele actuale, dar și obiectivele de viitor ale unei organizații. 

În ultimii ani, relația oamenilor cu biroul s-a schimbat semnificativ. Care sunt cele mai importante transformări pe care le observați în așteptările companiilor și ale angajaților față de spațiul de lucru?

Cu siguranță ultimii ani au fost marcați de schimbări majore în modul în care ne raportăm   la spațiul de lucru. Acum ne aflăm în etapa în care majoritatea companiilor mizează pe întoarcerea la birou și creșterea numărului de zile de lucru in-office. Această rechemare a angajaților la birou ar trebui însă să fie însoțită de o reîmprospătare    a spațiului  de lucru, în așa fel încât sa susțină acest mod de lucru hibrid.

Oamenii au devenit mult mai conștienți de valoarea timpului petrecut la birou. Astăzi, se așteaptă ca acesta să ofere beneficii pe care nu le pot obține la fel de ușor de acasă: colaborare, socializare, apartenență, inspirație și spații potrivite pentru diferite tipuri de activități.

Pe fondul revenirii la birou, observați o tendință de “rightsizing” a spațiilor de lucru? Cum își regândesc companiile dimensiunea și organizarea birourilor pentru a răspunde noilor modele de lucru?

Da, o mare parte dintre clienții noștri își reevaluează modul în care utilizează spațiul de birouri. Totuși, nu este vorba neapărat despre rightsizing în sensul clasic, de reducere a suprafeței, ci despre o utilizare mai inteligentă și mai eficientă a biroului.

Companiile încep să se uite mai atent la comportamentele angajaților în raport cu spațiul și să se adapteze la realitatea muncii de astăzi. Vedem tot mai mult hotdesking, care înlocuiește posturile de lucru alocate, cabine acustice introduse în zonele open-space pentru call-uri și întâlniri private, precum și zone de cafeteria mai generoase, dezvoltate ca spații pentru colaborare și socializare informală. Practic, accentul se mută de la „cât spațiu avem” la „cum îl folosim”, iar această schimbare influențează tot mai mult modul în care companiile își gândesc birourile.

În ultimii ani, relația oamenilor cu biroul s-a schimbat radical. Din perspectiva voastră, care este cel mai mare adevăr incomod pe care companiile încă evită să-l accepte despre modul în care oamenii vor să lucreze?

Adevărul incomod este că oamenii nu se opun neapărat biroului, ci unui spațiu care nu le oferă un motiv suficient de bun să fie acolo. Dacă la birou faci aceleași lucruri pe care le poți face de acasă, este dificil să justifici 30–60 de minute petrecute în trafic fără o valoare adăugată reală. De aceea, angajatorul trebuie să ofere beneficii clare, iar o parte dintre acestea pot fi create chiar prin modul în care este amenajat spațiul de birouri.

Există ideea că designul poate influența comportamentul. Din experiența voastră, designul chiar schimbă aceste lucruri sau doar le facilitează atunci când ele există deja într-o organizație?

Designul poate influența starea de bine și poate încuraja anumite comportamente, dar nu poate schimba, de unul singur, cultura unei organizații. O bună organizare a spațiului poate susține comportamentele pe care compania vrea să le încurajeze. De exemplu, un spațiu dedicat colaborării și amplasat într-o zonă în care există deja această tendință poate încuraja interacțiunea dintre angajați, în timp ce un acoustic pod integrat în open-space poate facilita concentrarea și reduce distragerile.

Trebuie însă să existe coerență între designul spațiului, cultura organizației și modul în care compania își dorește ca oamenii să lucreze. Designul poate susține și amplifica aceste direcții, dar nu le poate înlocui.

În proiectele voastre, cât de des vă confruntați cu situația în care compania își dorește un spațiu „modern”, dar cultura internă rămâne ancorată în modele vechi de lucru?

Este o situație pe care o întâlnim frecvent atunci când companiile își doresc să își alinieze spațiul de lucru la ceea ce este considerat astăzi „modern”, fără să acorde aceeași atenție schimbărilor de cultură și de comportament pe care noul spațiu le presupune.

Vedem acest lucru mai ales în tranziția de la birourile individuale la open-space, decizie luată de multe ori din considerente de buget. O astfel de schimbare nu înseamnă însă doar înlocuirea mobilierului, ci presupune o adaptare a modului de lucru și, implicit, o pregătire corespunzătoare a angajaților. În astfel de situații, le recomandăm clienților o comunicare deschisă cu echipele și o abordare mai amplă a amenajării. De exemplu, chiar dacă nu este solicitată inițial, includerea unor soluții de fonoizolație pentru birourile din open-space poate avea un impact important asupra confortului și capacității de concentrare a angajaților.

Pentru noi, rolul unui partener nu este doar să execute ceea ce solicită clientul, ci și să pună întrebările potrivite atunci când există riscul ca soluția cerută să nu răspundă, de fapt, problemei reale.

Ce criterii cântăresc cel mai mult atunci când o companie decide să investească într-un nou spațiu de lucru? Vorbim despre costuri, retenția talentelor, experiența angajaților sau eficiența operațională?

Costul pe metru pătrat al amenajării  biroului rămâne, evident, un criteriu important, dar decizia este astăzi mult mai complexă și urmărește maximizarea beneficiilor rezultate din aceasta investiție. În ultima perioadă, unul din factorii-cheie a fost crearea unui spațiu care să convingă angajații să se întoarcă la birou și să primească mai deschiși modificarea unui stil de lucru complet remote la unul hibrid. Astfel, scopul este de a crea o experiență cât mai bună pentru angajați, care să contribuie atât la retenția talentelor, cât și la eficiența operațională și productivitatea echipei.

Spațiile de birouri au devenit, într-un fel, un instrument de imagine de brand. Unde se termină nevoia reală a angajaților și unde începe strategia de employer branding?

În scenariul ideal, cele două elemente, nevoia reală a angajaților și strategia de employer branding se îmbină armonios.  Un spațiu spectaculos poate atrage atenția, dar dacă nu răspunde nevoilor celor care îl folosesc zi de zi, diferența dintre imagine și realitate va deveni foarte vizibilă. M-a impresionat pozitiv un client care în etapa de research de dinaintea începerii proiectului ne-a spus că nu iși dorește zone “instagramabile”, care să dea bine în poze, deoarece angajații lor nu le folosesc. În schimb, compania a ales să investească mai mult în mobilier ergonomic și în cabine telefonice, soluții necesare într-un mediu de lucru internațional, în care întâlnirile online fac parte din rutina zilnică.

Cum arată pentru voi un client „matur”? Este cel care știe exact ce vrea sau cel care este dispus să își pună sub semnul întrebării propriul mod de lucru?

Un client matur nu este neapărat cel care înțelege procesul sau care vine cu o listă foarte clara de cerințe, ci cel care înțelege ce problemă încearcă să rezolve prin spațiul de birou. Este clientul care pleacă de la cum funcționează echipa în spațiul actual, ce dorește să păstreze și care sunt elementele pe care își propune să le îmbunătățească. În esență, clientul matur este cel care înțelege că spațiul de lucru este unul din factorii importanți care pot afecta, pozitiv sau negativ, activitatea unei echipe.

Sustenabilitatea și tehnologia influențează din ce în ce mai mult proiectarea spațiilor de lucru. Ce soluții considerați că vor deveni standard în birourile următorilor ani?

Cred că tehnologia integrată, sustenabilitatea și flexibilitatea vor deveni din ce în ce mai mult standarde ale spațiilor de lucru, și nu elemente de diferențiere. Deja clădirile noi sunt dezvoltate ținând cont de certificări precum BREEAM, iar pentru clădirile existente vedem tot mai multe inițiative de modernizare pentru a răspunde noilor cerințe de sustenabilitate și eficiență.

Vom vedea tot mai multe sisteme de iluminat inteligente, BMS-uri integrate pentru monitorizarea și optimizarea consumurilor, dar și o utilizare mai extinsă a materialelor reciclate și reciclabile. Furnizori precum Interface și Steelcase au de ani de zile politici și soluții dezvoltate în această direcție.

În același timp, flexibilitatea va deveni esențială. Spațiile nu mai pot fi proiectate ca soluții fixe, valabile pentru o perioadă lungă de timp, ci trebuie să poată evolua odată cu organizația, cu structura echipelor și cu modul în care oamenii lucrează.

Un material Investing in Property