În urma noilor reguli privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), care au intrat în vigoare pe 25 mai, antreprenorii care își monitorizează video angajații riscă amenzi de până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri pe anul anterior, explică Ruxandra Vișoiu, avocat R&R Parteners Bucharest.
„Noile reguli privind protecția datelor cu caracter personal au intrat deja în vigoare la data de 25.05.2018, conform Regulamentului UE 2016/679. Cu toate acestea, majoritatea societăților sunt doar în curs de implementare a noilor proceduri sau, mai grav, nici măcar nu au început implementarea acestora”, mărturisește avocata. În acest context, unul dintre subiectele cele mai sensibile ale noilor reglementări vizează supravegherile video.
Condițiile în care angajatorii își pot supraveghea sediul sau punctul de lucru urmează a fi stabilite printr-un nou Proiect de lege, care a fost adoptat deja de Camera Deputaților. Legea este necesară în contextul în care Regulamentul UE nu prevede reguli clare privind condițiile în care camerele video pot fi utilizate de societăți pentru a monitoriza angajații sau clienții. La art. 88 se prevede că „statele membre pot prevedea norme mai detaliate pentru a asigura protecția drepturilor (...) angajaților în contextul ocupării unui loc de muncă, (...) al protejării proprietății angajatorului sau a clientului”. Așadar, detaliile cu privire la modalitatea în care societățile ar urma să își supravegheze angajații și bunurile urmează să fie stabilite printr-o lege internă. De asemenea, dispoziții privind supravegherea video sunt prevazute si de Decizia Presedintelui ANSPDCP nr. 52/2012, care vor rămâne în vigoare în măsura în care nu contravin noii legislații, mai spune avocautl R&R Parteners.
Potrivit Ruxandrei Vișoiu, conform art. 5 din Proiectul de lege, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, în cazul în care angajatorul utilizează sisteme de monitorizare prin mijloace electronice sau mijloace de supraveghere la locul de muncă, este permisă doar în următoarele condiții:
- Interesele legitime urmărite de angajator vizează activități de importanță deosebită, temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților persoanelor vizate – altfel spus, angajatorul va trebui să demonstreze că supravegherea video este cu adevărat necesară la locul de muncă. Simplul fapt că se desfășoară activitate economică nu este necesar pentru a exista un interes real pentru supravegherea persoanelor, întrucât această supraveghere se presupune a fi o încălcare a drepturilor personale. Angajatorul va trebui să arate, spre exemplu, că există un grad mare de risc privind furtul produselor ori materialelor la locul de muncă, că se desfășoară activități de mare risc etc.
- Angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților – așadar camerele video secrete sunt în mod categoric interzise, putând fi astfel excluse ca probă chiar și în cazul unui furt la locul de muncă, întrucât au fost montate fără respectarea legii. Angajatorii trebuie să știe că există camere video la locul de muncă, chiar dacă acestea sunt doar în locurile de acces pentru securitate, nu în spațiul de muncă efectiv. În acest sens, angajatorul ar trebui să facă o informare oficială a angajaților, în care să detalieze condițiile de supraveghere video și preferabil să aibă în scris dovada de informare a acestora, pentru a evita neplăceri în eventualitatea unui control ANSPDCP.
- Angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare – acest lucru nu înseamnă că angajatorul nu poate monta camere decât după ce ia acordul sindicatului. Însă, pe lângă informarea tuturor angajaților privind monitorizarea video, angajatorul va trebui să pună efectiv în discuția reprezentanților acestora necesitatea existenței camerelor video. Cu această ocazie, va trebui să prezinte pe scurt motivele pentru care supravegherea este necesară, sa înregistreze eventualele obiecțiuni și să găsească soluții în cazul unui eventual conflict. Ca și în cazul informării, rezultatele consultării ar trebui introduse preferabil într-un proces verbal și păstrate de angajator.
- Alte forme și modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficiența – aceasta este probabil cea mai strictă cerință din noua reglementare, putând fi interpretată în sensul în care angajatorul poate monta camere video doar în contextul în care a încercat în trecut monitorizarea prin modalități mai „soft” (ex. notarea într-un registru a tuturor persoanelor care intră în spațiu, fără a le filma), dar acestea nu s-au dovedit destul de eficientă. Având însă în vedere că aceste restricții vizează nu doar camerele video, ci și supravegherea electronică a angajaților (ex. paginile web accesate la serviciu), această cerință va viza în practică mai degrabă acest aspect, care este mult mai intruziv decât filmarea de securitate.
- Durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mult de 30 de zile, cu excepția situațiilor reglementate expres de lege sau în cazurile temeinic justificate – materialul video va trebui păstrat maxim 30 de zile, durată care este considerată suficientă pentru scopuri de securitate. Această durată poate fi prelungită doar dacă angajatorul demonstrează necesitatea, ex. apariția unui incident de securitatea din motive nedescoperite.
