Interviu realizat de Andrei Stoian, Editor-in-Chief
Prin ce diferă complexitatea activității în cadrul unei companii de talia UiPath în raport cu cea dintr-o mare societate de avocatură?
Înainte de a mă alătura UiPath în poziția de Global Corporate Legal VP am lucrat pentru aproximativ 10 ani în cadrul practicii de M&A de la NNDKP. Complexitatea activității decurgea din varietatea clienților, a tipurilor de proiecte, a problemelor juridice supuse analizei, din caracterul multijuridicțional al majorității proiectelor, din interacțiunea și legătura foarte strânsă cu toate celelalte practici din firmă, din componenta de coordonare, etc. Știu că am vrut dintotdeauna să fac M&A tocmai pentru că mi se părea un domeniu larg și care oferă expunere și posibilitatea de a învăța foarte multe lucruri și din celelalte arii de practică laolaltă cu posibilitatea de a avea o privire de ansamblu asupra unei tranzacții, companii și de a participa în negocierea unora dintre cele mai interesante și sonore contracte / tranzacții.
Poziția pe care o am acum la UiPath presupune coordonarea la nivel global a echipelor de avocați interni si externi din practicile de corporate, compliance și employment precum și coordonarea proiectelor de M&A, ceea ce cel puțin în teorie nu pare foarte diferit de activitatea din firma de avocatură. În practică însă, sunt cel puțin niște elemente noi care adaugă complexitate activității pe care o desfășor acum din poziția de avocat intern: coordonarea unei echipe interne de avocați răspândită în diversele colțuri ale lumii (Europa, US, India) ceea ce implică și necesitatea cunoașterii și acomodării unor diferențe culturale; expunerea și necesitatea constantă de a funcționa și de a lua decizii care implică alte jurisdicții și alte sisteme de drept fata de cel românesc, uneori fără sprijin imediat de la avocați externi, presiunea din partea business-ului a acomoda rapid diverse scenarii ori structuri precum și provocarea continuă de a găsi un echilibru între a proteja compania dar în același timp a nu stopa ori încetini diverse proiecte sau inițiative comerciale.
Îmi dau seama răspunzând la această întrebare că momentul în care am constatat gradul crescut de complexitate al activității din poziția de avocat intern a fost anul trecut cand, dupa o achiziție destul de importantă a unui grup de companii din Olanda si Germania, am trecut la partea de integrare și consolidare în cadrul grupului. Ca avocat extern, eram obișnuiți să celebrăm closing-urile alături de clienții noștri și apoi să trecem la următoarea tranzacție. Ca avocat intern de M&A am constatat că greul abia începe dupa closing, mai ales când companiile cumpărate vin la pachet cu diverse structuri interesante (de exemplu sindicate) ori mecanisme / practici încetățenite și greu de schimbat.
Cum evaluați dinamica de business în cadrul UiPath din perspectiva poziției pe care o ocupați – Global Corporate VP (Legal) – în perioada pandemiei de SARS-CoV-2?
A fost într-adevăr un switch de focus în această perioadă la nivelul business-ului, care s-a reflectat și în activitatea echipei mele. De exemplu, a fost ușor încetinită, cel puțin temporar, activitatea în domeniul achizițiilor de alte companii și ne-am focusat mai mult pe crearea unui cadru juridic potrivit pentru a spriji activitatea fundației UiPath în contextul pandemiei ori pentru a sprijini celelalte inițiative de caritate sau pentru a asigura sprijinul necesar autorităților publice, spitalelor din Romania și din alte state în care avem prezență. În același timp însă, am fost plăcut surprinși să constatăm o cerere și o deschidere a diverselor companii private și entități din domeniul public către achiziționarea produselor de automatizare poate chiar mai pronunțată decât în perioadele obișnuite, inclusiv în discuțiile noastre cu casele de avocatură. Un alt focus în această perioadă a fost și pe partea de organizare internă a anumitor proiecte de termen mediu și lung, profitând un pic de încetinirea ritmului pe anumite arii din zona de corporate. De exemplu am avansat destul de mult în zona de compliance prin finalizarea unor politici și proceduri interne, în zona de employment prin regândirea unor structuri și mecanisme globale inclusiv în ceea ce privește organizarea cadrului necesar pentru lucratul de acasă iar recent a cadrului pentru o eventuală întoarcere la birou.
În esență, dacă ne raportăm la perioada pandemiei, care însă din păcate nu s-a terminat, suntem mândri că am reușit până acum în UiPath să facem în așa fel încât lucrurile să arate bine și pentru companie dar și pentru sectoare, entități și persoane din afara UiPath care au avut nevoie de ajutor în această perioadă. Cred ca “secretul” acestei dinamici bune de business a fost reprezentat pe de-o parte de scăderea costurilor generate de munca de acasă dar pe de altă parte și de atragerea în zona de clienți a unor segmente / companii la care nu credeam ca vom ajunge atât de repede (de exemplu autorități publice, spitale, etc.).
Cum este folosită inovația în cadrul UiPath în direcția domeniului juridic?
Ne place să credem că inovam în fiecare zi în diverse direcții dar cred că cel mai relevant și concret exemplu de inovație este faptul că echipa de legal de la UiPath a automatizat până în prezent peste 20 de procese cu care ne confruntam zilnic. Am început cu cele care implicau un volum mare de documente ori de date și unde riscul greșelii umane era mare. De exemplu, am automatizat verificările în zona de export control, completarea de către salariații UiPath a declarațiilor cu privire la conflictele de interese, procesul de ștergere a datelor cu caracter personal la solicitarea persoanelor relevante, redactarea și semnarea anumitor documente corporate, monitorizarea anumitor notificări pe care trebuie să le facem clienților noștri, personalizarea și transmiterea automată a notificărilor respective. Am continuat cu anumite concepte de tip chatbot – de exemplu, avem un robot în UiPath care răspunde diverselor întrebări din cadrul organizației în zona de corporate, resurse umane și compliance (de exemplu unde se gasesc anumite politici sau întrebări punctuale despre alte aspecte, un fel de Q&A automat).
În prezent, constatăm că foarte multe dintre aspectele automatizate de noi în UiPath sunt preluate de casele de avocatură cu care lucrăm, în aceleași zone sau în arii diferite. De asemenea, constatam ca putem îmbunătăți ideile noastre împreună cu ei și invers.
Tema înlocuirii avocaților de roboți este tot mai întâlnită la nviel global. Cum vă raportați la aceasta?
Nu credem că roboții pot înlocui avocații, vedem roboții ca niște ajutoare ale avocaților, care le pot elibera timpul petrecut cu activități de volum, administrative sau cu sarcinile mai puțin complexe, dându-le posibilitatea să se concentreze pe aspectele cu adevarat importante.
Care sunt ariile de practică unde automatizarea îi va ajuta pe avocați?
Automatizarea poate fi folosită în aproape orice arie de practică, într-o măsură mai mare sau mai mică. De exemplu, în consultanță, în cadrul tranzacțiilor de M&A, folosim software-ul de automatizare pentru redactarea de anexe (sumarizări de contracte, anexe cuprinzând informații corporate despre diversele societăți parte din procesul de due diligence, etc), pentru actualizarea documentelor auxiliare pe baza modificărilor din documentele principale, pentru stabilirea obligațiilor de notificare / obținere de aprobări pentru tranzacție de la diversele autorități cum ar fi cele din domeniul concurenței. Am gandit de curand un robot cu una dintre firmele de avocatură cu care lucram care oferă clienților informații preliminare despre obligația de a obține aprobare / notifica autoritățile din domentiul concurenței în diversele juridicții implicate în tranzacție pe baza completării informațiilor solicitate de fiecare legislație în parte (valoare active, cifră de afaceri, etc). Ideea ne-a venit în urma unei achiziții realizate de UiPath anul trecut unde a fost necesară această analiză în peste 40 de țări diferite. Suntem conștienți, din perspectiva clientului dar și din cea de foști avocați în firme mari de avocatură, că este o analiză complexă și costisitoare dar totuși credem ca automatizarea procesului ar fi ajutat ambele părți să ajungă mai repede la o concluzie, cel puțin prin eliminarea zonelor clare și concentrarea în continuarea doar pe zonele gri.
Practic orice domeniu / proces dintr-un domeniu care implica un volum mare de documente sau sarcini de o complexitate redusă ar putea fi automatizat, în special multe aspecte din cadrul proiectelor multi-jurisdicționale care implică și o componentă de coordonare / consolidare. Daca ne gandim la dreptul muncii, noi am folosit automatizarea pentru sumarizări de contracte de muncă în contextul achizițiilor pe care le-am făcut, în contextul reorganizărilor globale, în legătură cu diversele declarații / documente pe care salariații UiPath trebuie să le completeze (de exemplu cu privire la declararea conflictelor de interese).
Automatizarea poate fi folosită și în zona de litigii, în special în cadrul acțiunilor care implică un număr mare de persoane / companii implicate și cărora trebuie sa li se trimită documente spre a fi semnate sau revizuite. Vă povesteam mai sus despre robotul nostru corporate care se “ocupă” de semnarea documentelor corporate în UiPath sau de cel din domeniul protecției datelor – acesta este un concept preluat de una dintre firmele de avocatură cu care colaborăm și adaptat în zona de litigii în cazul acțiunilor colective.
Ce sferă din activitatea unui avocat nu va putea fi înlocuită de AI?
Foarte multe. Tehnologia, fie ca vorbim despre automatizare, inteligență artificială, digitalizare, etc. vine în ajutorul avocaților în acele zone în care se pune probema unor activități de volum ori alt tip de sarcini de o complexitate redusă, eliberând astfel timpul avocaților pentru activitățile care implică procese cognitive complexe, necesitatea coroborării cunoștințelor juridice, interpretarea unor texte legale neclare etc. Eu am constat de-a lungul carierei mele de avocat, și sunt sigură că nu doar eu, mai ales în primii ani de practică, că cel puțin jumătate din timpul petrecut la birou era alocat unor sarcini mai degraba administrative sau care oricum nu implicau cunoștințe juridice de specialitate. Daca acest timp ar fi fost redus macar la 25% aș fi putut învăța mai repede lucrurile cu adevărat utile, cele pentru care am făcut facultatea de drept și specializările ulterioare. Aici apare ajutorul tehnologiei și în această direcție este gândit și conceptul pe care îl popularizăm ca parte a strategiei UiPath de Legal Automation – “Un robot pentru fiecare avocat” (in engleza „A robot for every lawyer”). Roboții – adică software-urile de automatizare ca sa nu existe confuzie cu roboții clasici – sunt văzuți ca ajutoare/asistenți ai avocaților, un fel de a doua mana dreapta, și nu ca înlocuitori. Un robot nu va putea redacta un memorandum cu privire la o anumită problemă juridică însă poate ajuta avocatul cu research-ul de doctrină și jurisprudență ori cu personalizarea ulterioară a acelui memorandum sau cu urmărirea și evidențierea modificărilor legislative, scurtând astfel semnificativ timpul petrecut de avocați cu activități mai puțin interesante. Roboții nu vor putea structura o tranzacție de M&A, respectiv alege mecanismele de protecție adecvate pentru client sau mecanisme de ajustare a prețului însă vor putea “prelua” multe din aspectele de volum ori de complexitate redusă cu avantajul evitării riscului greșelii umane, de exemplu: pregătirea de anexe prin extragerea unor date nestructurate din surse publice ori din alte documente, sumarizări de contracte, extragerea unor clauze relevante (de exemplu clauzele de change of control), updatarea documentelor auxiliare ale tranzacției în funcție de modificările din documentele principale (de exemplu updatarea unui împrumut al asociatului cumpărător în funcție de prevederile din contractul de vânzare-cumpărare de părți sociale). De asemenea, roboții pot ajuta în procesul de semnare și salvare a documentelor, imaginați-vă că în UiPath avem o serie de documente corporate care se semnează fără intervenție umană, cum ar fi spre exemplu hotărâri de schimbare de sedii / administratori în diversele sucursale UiPath de pe Glob: robotul inserează noile date în template, îl salvează potrivit unor reguli prestabilite după care il trimite pentru a fi semnat electronic persoanelor autorizate să semneze.
Ce skills-uri noi ar trebui să deprindă avocatul care își desfășoară activitatea în era celei de-a patra revoluții industriale?
Vă pot spune de data aceasta din poziția de client și beneficiar de servicii juridice în diverse zone precum și din poziția de consumator – și beneficiar – de produse de automatizare în domeniul juridic ce ne dorim noi de la avocații externi cu care lucrăm: să fie business oriented în primul rând, să aibă o abordare pragmatică, în special cand vine vorba despre evaluarea riscurilor, să fie iscusiți din punct de vedere tehnic și să aibă apetit de a învăța și de a descoperi alături de noi, să ne cunoască activitatea foarte bine, să fie proactivi și inventivi / inovatori. Poate pare că mă repet sau poate că sunt subiectivă avand în vedere domeniul meu de activitate la UiPath dar cred că principalul skill care trebuie dezvoltat pentru a ajunge și la celelalte este deschiderea către tehnologie a avocaților pentru că dând la o parte activitățile de volum sau sarcinile de complexitate redusă vor avea timp să performeze în celelalte zone și să își servească clienții la cele mai înalte standarde calitative.
Cât de deschise sunt societățile de avocatură la inovație?
Mult mai deschise decat am anticipat noi inițial. Există această percepție despre casele de avocatură că sunt cumva mai degraba tradiționaliste și poate rezistente la schimbările din zona de legal technology dar noua ne-a fost dat să constatăm exact contrariul, cel puțin cu casele de avocatură cu care am interacționat pana acum din acest punct de vedere. Majoritatea caselor de avocatură deja au făcut pași importanți în direcția aceasta fie prin crearea unor huburi de inovație, fie prin începerea folosirii automatizării în zonele de suport cu dorința de a extinde acest uz și în zona pur juridică, fie prin alocarea unor bugete semnificative pentru inovație, chiar și în această perioadă de criză de sănătate și economică. De asemenea, în multe dintre proiectele pe care le dezvoltăm împreună cu casele de avocatură și unde inovam în domeniul legal technology – UiPath in special cu partea de technology iar casele de avocatura cu partea de cunoștințe juridice – am avut surpriza placută de a constata că avocații sunt foarte iscusiți tehnic, că bazele limbajului RPA sunt deja acolo și ca practic vorbim aceeași limbă.
Iar noi – avocații din echipa de legal de la UiPath – înțelegem perfect de ce odată ce o persoană are expunere la soluțiile de automatizare din zona juridică este practic dragoste la prima vedere. Pentru că viața se schimbă iremediabil în bine din acel moment. Dispar una câte una frustrările legate de munca de volum sau nevaloroasă și care paradoxal este și cea care ocupă cel mai mult timp. După cum va povesteam mai sus, eu însămi am experimentat diverse faze ale procesului pană a “făcut click” dar din momentul în care “a făcut click” nu pot sa imi mai imaginez viața profesională fără acele soluții care acum îmi permit să am mai mult timp pentru ceea ce contează. E drept că între timp s-au adăugat alte probleme și procese de gestionat dar înțelegeți ideea.
Care sunt principalele solicitări ale clienților din domeniul juridic?
Majoritatea caselor de avocatură globale cu care lucrăm au automatizat deja prin intermediul RPA (robotic process automation) multiple funcții, însă în zona “clasică”, a serviciilor de suport: resurse umane, facturare, etc. În ultimul timp însă vedem un apetit crescut al caselor de avocatură de a folosi RPA și în zona pur juridică – apetit pe care noi îl încurajam și îl cultivam cu fiecare ocazie pe care o avem pentru că suntem de parere că folosirea la scară largă a proceselor automatizate în zona juridică este ceea ce va schimba industria juridică în perioada următoare și va “echipa” casele de avocatură cu instrumentele necesare pentru a presta servicii juridice de calitate, prompt, adaptate nevoilor curente ale clienților și evoluției rapide a tehnologiei. În același timp, folosirea proceselor automatizate ajută enorm casele de avocatură în procesul de facturare și mai ales de colectare a facturilor, care știm cu toții că este unul specific, complex și cu multe etape. De exemplu, una dintre soluțiile prezentate de noi care s-a bucurat de foarte mult succes constă în automatizarea procesului de completare ori descriere a activităților avocaților care reprezintă baza pentru emiterea facturilor, practic completarea așa numitor “timesheets” care apoi devin “statement of fees”. Majoritatea avocaților încă fac acest lucru preponderent manual pe când soluția noastră extrage informațiile relevante din calendar, e-mail, telefon ori alte sisteme interne de document management. Avocații apoi doar revizuiesc și finalizează descrierea activităților ceea ce durează undeva la de 6-7 ori mai puțin decat procesul de completare manuală. În plus, asigură relatări similare pentru activități similare în proiectele multijurisdicționale și reduce semnificativ timpul de consolidare al facturilor în cazul proiectelor globale unde în general este vorba despre avocați parteneri al caror timp este valoros și care astfel poate fi folosit în beneficiul clienților.
Recent ați lansat, alături de Dentons și Proservartner o aplicație care oferă suport pentru sectoarele non-profit și caritabile pe timpul pandemiei de COVID-19. Vă rog să ne oferiți câteva detalii despre aceasta.
Da, într-adevar, HelpingHand a fost proiectul cu care am participat împreună cu Dentons și Proservartner la Global Legal Hackathon organizat de Financial Times în perioada 27 aprilie – 22 mai 2020. Este practic o aplicație al cărei scop este acela de a pune in legătură ONG-urile cu voluntarii și cu orice alt tip de resurse – bunuri, resurse financiare, etc. Ideea de la care am pornit a fost aceea că, in această perioadă și nu numai, sunt foarte multe persoane care vor sa ajute în diverse forme dar care nu știu exact cum să realizeze acest lucru– de exemplu, ne aflăm în drum spre birou și putem ajuta cu revizuirea unui document din perspectiva legală; sau ne întoarcem de la birou și putem face cumpărăturile unui varstnic din zonă. Aplicația are și o importantă componentă de legal technology / legal automation în sensul că oferă acces ONG-urilor la legislația de interes pentru acestea prin intermediul unui chatbot conectat la website-ul Dentons. Daca un ONG din India de exemplu dorește să știe care este cadrul juridic aplicabil unei donații de dispozitive medicale către un spital, tot ce trebuie să facă este să adreseze întrebarea. A fost o muncă de echipă remarcabilă iar rezultatul este incredibil și cu un mare potențial în continuare, am primit impresii foarte bune de la ONG-uri și deja aplicația este folosită iar noi ne gandim deja cum să îi creștem potențialul și mai mult. Ni s-a spus – și cred ca este foarte corect – că HelpingHand este un alt exemplu de situație în care, cu ajutorul automatizării, am reușit sa transformăm o situație de criză într-o poveste de succes.
Un material Legal Marketing
