Autori: Radu Plop – Senior Manager, Head of Entity Management Services si Raluca Cirstea – Senior Legal and Entity Management Officer
Una dintre provocarile frecvent intalnita de societatile romane cu asociati straini o reprezinta deschiderea de conturi bancare in contextul obligatiei legale a bancilor de a derula proceduri specifice de cunoastere a clientelei, respectiv de a verifica atat identitatea clientului cat si a beneficiarului real. Daca verificarea identitatii clientului,entitate juridica romana (fie ea o societate comerciala, o sucursala sau o reprezentanta a unei societati comerciale straine) este simpla, situatia este complet diferita atunci cand vine vorba de identificarea beneficiarului real.
Aplicarea masurilor de cunoastere a clientelei de catre banci inainte de stabilirea unei relatii de afaceri, precum si periodic pe parcursul desfasurarii relatiilor, este obligatorie, conform cadrului legal instituit actualmente de Legea 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului si de Regulamentul BNR nr. 2 privind prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului.
Astfel, toate bancile, in calitatea lor de entitati raportoare, au obligatia de a derula proceduri de cunoastere a clientelei precum si de a adopta masuri corespunzatoare pentru a se conforma cu aceste cerinte legale, inclusiv pentru a intelege structura de proprietate si de control a clientului.
Atunci cand bancile nu pot aplica masurile corespunzatoare de cunoastere a clientelei, acestora le este interzis sa deschida contul bancar sau dupa caz, sa continue relatia de afaceri.
Prin Regulamentul nr. 2/2019, BNR a stabilit un set minim de informatii pe care bancile trebuie sa le solicite clientilor persoane juridice referitor la beneficiarul real, respectiv: natura relatiei care a generat calificarea in aceasta calitate; numele si prenumele; data si locul nasterii; codul numeric personal sau, daca este cazul, un alt element unic de identificare similar; tara in care locuieste; cetatenia; natura activitatii pe care o desfasoara; incadrarea in categoria persoanelor expuse public sau detinerea calitatii de membru al familiei unei persoane expuse public ori de persoana cunoscuta ca asociat apropiat al unei persoane expuse public.
In cazul societatilor cu o structura complexa a asociatilor, mai ales cand este vorba de asociati straini pe multiple nivele de detinere si inregistrati in jurisdictii diferite, identificarea si actualizarea beneficiarului real se dovedeste a fi un proces extrem de complex si anevoios.
Identificarea beneficiarului real are in vedere definitia prevazuta la art. 4 din Legea nr. 129/2019 si presupune verificarea detinerilor in capitalul social al societatii si cat si controlul efectiv al acesteia.
Analiza presupune identificarea tuturor asociatilor si procentul acestora de detinere si merge pana la identificarea persoanelor fizice cu rol de benefciar real (acolo unde este cazul), identificare care se efectueaza in baza unor documente oficiale ce sunt puse la dispozitie in principal de catre client. Documentele si informatiile trebuie sa provina din surse de incredere si independente, externe societatii sau asociatilor acesteia.
In acest sens merita subliniat faptul ca, desi societatile au obligatia inregistrarii beneficiarului real in Registrul Comertului, la initierea/continuarea relatiei de afaceri, in conformitate cu rigorile legistative in materie, bancile nu se pot baza exclusiv pe informatiile din Registrul Beneficiarilor Reali tinut de Oficiul National al Registrului Comertului, acestora revenindu-le obligatia efectuarii propriei analize in vederea identificarii beneficiarului real, analiza care sa fie intemeiata pe documente justificative ale proprietatii pe toate nivelele de detinere,
In ceea ce priveste documentatia acceptata in procesul de analiza si identificare a beneficiarului real, Ghidul de identificare a beneficiarilor reali elaborat in anul 2022 de catre Oficiul National de Prevenire si Combatere a Spalarii Banilor (emis in scopul de a asigura o determinare unitara a beneficiarilor reali), enumera o serie de acte ce pot fi avute in vedere, precum:
• Extrase emise de registrele centrale din tarile de inregistrare a societatilor ce formeaza structura de proprietate, inclusiv pentru societatea pentru care se face identificarea;
• Act constitutiv actualizat;
• Declaratii emise de auditori externi si/sau avocati / notari publici, in cadrul carora sa fie prezentata modalitatea in care a fost realizata analiza pentru identificarea beneficiarului real si faptul ca informatiile erau certe la data verificarii;
• Raport anual financiar auditat de un auditor extern, aferent ultimului an financiar/fiscal incheiat, in care se poate identifica structura de proprietate si/sau subsidiarele si/sau identitatea beneficiarului real etc.
Din punctul de vedere al documentatiei solicitate, in functie de politicile interne, practica bancilor este diversa, unele dintre acestea avand o abordare mai flexibila in timp ce altele au o abordare mai rigida, deserori destul de oneroasa, cateodata aplicand chiar o interpretare obtuza a reglementarilor in materie. Cu titlu exemplificativ, intalnim inca multe situatii cand bancile solicita documente care in anumite jurisdictii nu exista sau nu contin informatiile necesare (spre exemplu, exista jurisdictii in care extrasele emise pentru societati nu mentioneaza asociatii).
In functie de complexitatea lantului de detinere, de particularitatile fiecarei entitati si in functie de tara de inregistrare, precum si de gradul de flexibilitate a politiici interne a bancii, obtinerea documentelor de catre client poate fi proces de durata si dificil de indeplinit.
In special, sunt dificil de obtinut documente care provin din afara tarii si care tebuie sa respecte prevederile legale referitoare la recunoasterea acestora in Romania (supra-legalizare/apostilare). Mai trebuie precizat ca ulterior, documentele trebuie traduse in limba romana de catre un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public roman. Avand in vedere ca, in general, politica bancilor este ca aceste documente sa nu fie mai vechi de sase luni in raport cu momentul aplicarii masurilor de cunoastere a clientei, daca documentele furnizate depasesc acest termen, bancile solicita refacerea acestora. Desi termenul de sase luni poate parea generos, in realitate toata procedura poate dura mai mult, depinzand de mai multi factori, de la nivelul de intelegere a cerintelor bancii din Romania de catre cei care sunt chemati sa produca documentele respective, pana la disponibilitatea persoanelor implicate, ce includ autoritati din tara in care se solicita respectivele documente, consultanti ai entitatilor ce solicita aceste documente, personal al acestora, etc.
Cum am mentionat, in practica am intalnit interpretari extrem de rigide din partea anumitor banci ale legislatiei in materie. Mentionam aici ca, pe langa normele legale, fiecare banca are propriile sale regulamente interne, care adauga adesea superfluu la cerintele bancii. Spre exemplu, unui client care a furnizat o declaratie emisa de un avocat cu privire la identificarea beneficiarului real, i s-a solicitat si prezentarea tuturor documentele justificative care au fundamentat concluzia avocatului, respectiv extrase ale tuturor asociatilor din lantul de detinere, evident purtand formalitatile mentionate anterior (apostila, traducere legalizata).
Efectele acestui proces de cunoastere a clientelei, anevoios si de durata, sunt pentru societatile in cauza, dintre cele mai drastice, respectiv lipsa de conturi bancare sau, dupa caz, blocarea acestora in cazul neactualizarii in timp util a datelor la banca, fapt ce atrage serioase dificultati in derularea operatiunilor entitatilor juridice respective.
Ca o concluzie, observam in practica cum adeseori procedura identificarii clientelei (sau a actualizarii datelor acesteia, dupa caz), este ingreunata de factori precum normele interne ale unor banci sau interpretarea subiectiva a reprezentatilor bancii implicati. Experienta ne arata cum aceasi situatie este interpretata diferit nu numai de banci diferite, dar si de angajati diferiti ai aceleiasi banci. Astfel, aceste proceduri pot dura mai mult sau mai putin, sau pot avea rezultate diferite, in functie de mai multi factori, precum cei enumerati exemplificativ mai sus.
Un material Legal Marketing
